Mitä on suorituskyvyn hallinta?
Suorituskyvyn johtaminen on prosessi, jossa luodaan työympäristö, jossa työntekijät voivat suorittaa parhaansa. Siinä hahmotellaan suoritustavoitteet, jotka ovat linjassa yrityksen ja työntekijöiden ammatillisen kasvun tavoitteiden kanssa.
Suorituksenhallintajärjestelmä alkaa tyypillisesti rekrytointivaiheessa ja jatkuu koko työntekijän elinkaaren ajan eroamiseen saakka. Tehokas suorituskyvynhallintajärjestelmä voi sisältää seuraavat osat:
- Selkeiden työnkuvausten kehittäminen.
- Rekrytoi mahdollisia työntekijöitä ja valitse pätevimmät osallistumaan haastatteluihin.
- Valitse pätevin ehdokas.
- Tarjoa tehokas uusien työntekijöiden perehdyttäminen, määritä mentori ja integroi uusi työntekijäsi organisaatioon ja sen kulttuuriin.
- Neuvottele vaatimuksista ja suoritukseen perustuvista suoritusstandardeista, tuloksista ja toimenpiteistä työntekijän ja hänen suoran esimiehensä välillä.
- Tarjoa jatkuvaa valmennusta, palautetta, koulutusta ja koulutusta tarpeen mukaan.
- Suunnittele tehokkaat palkka- ja tunnustusjärjestelmät, jotka palkitsevat työntekijöitä heidän jatkuvasta panoksestaan.
- Tarjoa ylennys-/urakehitysmahdollisuuksia.
- Suorita lähtöhaastatteluja ymmärtääksesi miksi arvostetut työntekijät lähtevät organisaatiosta.
Miksi se on tärkeää yrityksellesi?
Tehokas suoritusjohtaminen on yrityksille välttämätöntä. Se auttaa kohdistamaan työntekijät, resurssit ja järjestelmät strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Se toimii myös kojelautana, joka antaa varhaisen varoituksen mahdollisista ongelmista ja antaa esimiehille mahdollisuuden tietää, milloin heidän on mukauduttava, jotta liiketoiminta pysyy raiteilla.
Perinteisen puolivuosi- ja vuosikatsauksen vanhentuessa monet työntekijät haluavat jatkuvaa, läpinäkyvää ja rakentavaa palautetta. Monet työntekijät kuitenkin uskovat, että johdolla ei ole hyvää käsitystä suoritusten arvioinnista ja tehokkaasta ohjauksesta.
Gallupin vuonna 2019 tekemän tutkimuksen mukaan vain noin 10 prosenttia yhdysvaltalaisista työntekijöistä tunsi olevansa sitoutuneita saatuaan negatiivista palautetta työstä. He raportoivat, että puolet työvoimasta sai esimiespalautetta muutaman kerran vuodessa tai harvemmin. Lisäksi 55 prosenttia työntekijöistä uskoo, että vuosittaiset tarkastukset eivät paranna heidän suorituskykyään vuoden 2019 Workhuman Analytics & Research -tutkimuksen mukaan.
Suorituskyvyn hallinnan edut
Performance Management -arvioinnit auttavat yhdenmukaistamaan tavoitteiden asettamisen työntekijöiden ja heidän esimiestensä välillä. Rehellisen palautteen antaminen työntekijöille säännöllisesti auttaa työntekijöitä saamaan selvyyttä johdon tavoitteista ja odotuksista.
Viimeaikaiset mielipidemittaukset ovat osoittaneet, että 50 % työntekijöistä ei tiedä tarkkaa rooliaan työpaikalla tai mitä pitkän tai lyhyen aikavälin tavoitteita he yrittävät saavuttaa.
Jatkuva suoritusjohtaminen luo jatkuvaa vuoropuhelua ja luottamuksen, tuen ja rohkaisun ilmapiirin. Se auttaa myös kehittämään suhdetta työntekijöiden ja yrityksen välillä.
Yritykselle (ROI)
Liiketoiminnan näkökulmasta suorituskyvyn hallinta yleensä parantaa suorituskykyä. Väärinkäsitykset vähenevät ja hämmennys vähenee.
- Suorituskyvyn hallinta tunnistaa "hyvät" ja "huonot" suorittajat.
- Lisää työntekijöiden pysyvyyttä:
- Viimeaikaiset tutkimukset ovat osoittaneet, että säännöllistä palautetta soveltavien työnantajien vaihtuvuus on lähes 15 prosenttia pienempi kuin palautetta saavien työntekijöiden.
- Suuri vaihtuvuus voi vaikuttaa henkilöstön moraaliin ja yrityksen kannattavuuteen.
- Performance Management auttaa johtamista henkilöstösuunnittelussa:
- Päätetään säilyttää tai lopettaa.
- Tunnista mahdollisuudet ylennyksiin tai palkkatoimiin.
- Tunnista mahdolliset kurinpitoongelmat.
- Suorituskykyarviot selventävät koulutustarpeita:
- Ymmärrä työntekijöiden osaaminen.
- Tunnista erityiset koulutustarpeet ennen kuin ne vaikuttavat tuottavuuteen.
- Anna työntekijöiden pysyä ajan tasalla uusista trendeistä omassa roolissaan tai tulevissa rooleissaan.
Esimiehille / esimiehille:
Jatkuvassa suoritusjohtamisprosessissa kerätään säännöllisesti 360 asteen palautedataa, jonka avulla esimiehet voivat tarkastella kokonaisvaltaisempaa kuvaa työntekijän todellisesta suorituksesta.
Lähes 90 % henkilöstöjohtajista uskoo, että perinteinen arviointiprosessi ei anna tarkkaa kuvaa työntekijän suorituksesta.
Suorituskyvyn hallinta ei pääty suorituskyvyn arvioinnin jälkeen. Esimiesten tulisi ottaa integroitu lähestymistapa työntekijöiden oppimiseen. Performance Management -työkalun avulla johtajat ja esimiehet voivat laatia kehityssuunnitelmia, jotka tukevat yrityksen liiketoimintatavoitteita, työntekijöiden tavoitteita ja uraintressejä.
Työntekijöille:
Kun työntekijät ymmärtävät, että suoritusjohtamisen on tarkoitus auttaa heidän ammatillista kehitystään ja antaa heille enemmän hallintaa uralla etenemisessä, he tuntevat olevansa voimaantuneita ja sitoutuneita. Työntekijät voivat yleensä nauttia suuremmasta itsenäisyyden tunteesta, jonka mahdollistaa selkeä ymmärrys suorituksistaan reaaliajassa.
Pitämällä säännöllisesti aikataulutettuja Performance Management -kokouksia työntekijä on tietoinen siitä, että hänen esimiehensä ja yritys välittävät siitä, mitä he tekevät, ja on omistautunut auttamaan heitä edistymään paremmin urallaan. Tällaisessa ympäristössä työntekijät ovat todennäköisemmin sitoutuneita yritykseen.
ohjelman yleiskatsaus
Tehokas tulosohjaus on usein mainittu organisaation menestyksen tärkeimmäksi osatekijäksi, joko sen toteutumisen varmistaminen on erittäin tärkeää mille tahansa yritykselle. Riippumatta siitä, että tavoitteet saavutetaan, määräaikoja noudatetaan tai laatu säilyy, työntekijöiden suorituskyvyn maksimointi on erittäin tärkeää organisaation tuloksen kannalta.
On tärkeää tunnistaa ja korostaa yksilön suorituksen ja sen organisaatioon kohdistuvan vaikutuksen välinen yhteys. Tämä auttaa yhdenmukaistamaan jokaisen tavoitteet ja tavoitteet organisaation tavoitteiden kanssa ja on tehokas motivointi- ja sitoutumistyökalu.
Sen varmistamiseksi, että Performance Management -ohjelma on oikein tehokas yrityksessä, seuraavien viiden komponentin toteuttaminen on sen menestyksen avain:
- Jaettu visio– Kaikilla ohjelman jäsenillä tulee olla sama visio, ja tämän tulee olla linjassa organisaation tavoitteiden kanssa.
- Toiveet– On tärkeää hahmotella tarkasti, mitä työntekijöiltä odotetaan, sillä se antaa heille suuntaa ja tarkoitusta.
- Määrittele korkea suorituskyky– Usein työntekijät pyrkivät parantamaan suorituskykyä, mutta eivät ole tietoisia siitä, mitä korkea suorituskyky on ja miten he voivat saavuttaa sen.
- Motivaatio ja sitoutuminen- selvä tulosohjaus Tavoitteiden tulisi toimia työntekijöiden motivaatiotyökaluna ja parantaa heidän sitoutumistasoaan. Työntekijät ovat halukkaampia työskentelemään kovasti, kun he ymmärtävät tarkalleen, mitä heiltä vaaditaan ja miksi se on tehtävä.
- Omistajuus ja vastuu – Kun yksilöille on asetettu tietyt tavoitteet, he tuntevat enemmän vastuuta työstään ja voivat tuottaa korkealaatuisempia tuloksia.
30, 60 ja/tai 90 päivän tarkistus
Ensimmäiset 90 työpäivää ovat uskomattoman tärkeitä sekä uudelle työntekijälle että työnantajalle, sillä tämä aika voi olla stressaavaa, jos asianmukaista tukea ei anneta. Uusien työntekijöiden tehtävänä on oppia kokonaan uusia tuotteita ja järjestelmiä edestä taaksepäin sekä mahdollisiin toissijaisiin työkaluihin, joita he saattavat joutua käyttämään.
Varmistaakseen onnistuneen perehdytyskokemuksen työnantajan tulee:
- Suorita 30 ja/tai 60 päivää kestävä epävirallinen katsaus kasvokkain hankkimalla ja antamalla palautetta työntekijän toimikaudesta.
- Miten asiat yleensä menee?
- Mikä työntekijä voi hyvin / mitä voidaan parantaa?
- Aseta odotukset.
- Ymmärrä, miltä työntekijä tuntuu tekemästään työstä (ts. iloinen, motivoitunut, stressaantunut, kiinnostuksen puute, tarvitsee motivaatiota jne.).
- Suorita 90 päivän tarkistus määrittääksesi suorituskyvyn koeajan sisällä. Tämä tarkistus tulee täydentää esimiehen tai johtajan virallisella asiakirjalla.
- Tarkistettavat luokat: työn laatu, aloitteellisuus, tuottavuus ja asiakaslähtöisyys (jos sovellettavissa).
- Aseta odotukset seuraaville 3–6 kuukaudelle luomalla taitoja, joita kehitetään.
- Selvitä, mitä koulutusta ja tukea työntekijöiden tulisi saada.
Katso liitteenä oleva 30/60/90 PÄIVÄN TYÖNTEKIJÄN TULOSKERTOMUS.
Reaaliaikainen palaute
Reaaliaikaisen palautteen antaminen on yhteistyökykyisempi prosessi, joka auttaa edistämään korkeaa suorituskykyä ja sitoutumista samalla, kun se tarjoaa mitattavia mittareita, jotka perustuvat johtajan ajan mittaan säännöllisillä sisäänkirjautumisilla kehittämiin tietoihin.
- Säännöllisten sisäänkirjautumisten ottaminen käyttöön auttaa keräämään tietoja näiden keskustelujen perusteella kohdistettujen suoritusten tilannekuvan luomiseksi.
- Muutamat tarkasti kohdistetut kysymykset tunnistavat sopivat suorituskykymittaukset ja edistävät työntekijöiden valmiutta tai seuraajasuunnittelua.
- Nämä kokoukset auttavat arvioimaan, mihin suuntaan suorituskyky on menossa, ja antaa johtajalle mahdollisuuden mukauttaa tai muuttaa tavoitteita tarpeen mukaan. Pohjimmiltaan tämä säästäisi työnantajia ja työntekijöitä tuhlaamasta aikaa ja vaivaa projekteihin tai taktiikoihin, jotka eivät vain toimi.
- Säännöllisen palautteen antaminen ympäri vuoden mahdollistaa sen, että arvostelut ovat vähemmän alttiita äskettäisyysharhalle.
Katso liitteenä oleva REALIAIKAINEN PALAUTEmalli.
Vuosittainen ammatillisen kehityksen katsaus
Tehokkaat suoritusarvioinnit tarjoavat työntekijöille ja johdolle ponnahduslautana tunnistaa ja keskustella alueista, joilla suorituskykyä voidaan parantaa. Kuten 30, 60 ja 90 päivän katsauksessa; vuosikatsaus auttaa antamaan ja vastaanottamaan palautetta sekä työnantajalta että työntekijältä. Vuosikatsauksilla johtajalla on kuitenkin mahdollisuus syventyä työntekijän suoritukseen ensimmäisten 90 päivän jälkeen.
- Miten työntekijä pyrkii parantamaan koko organisaatiota?
- Aseta tulevaisuuden tavoitteet ja tavoitteet seuraaville 12 kuukaudelle.
- Luo työntekijälle kehitysmahdollisuuksia pohtien samalla, mihin suuntaan yritys on menossa.
- Arvioi työntekijän kykyjä suoriutua nykyisessä ympäristössään tai työskentele sellaisen ympäristön kehittämiseksi, jossa työntekijät liikkuvat jatkuvasti suuntaan, joka tuottaa suurimman mahdollisen hyödyn yritykselle.
- Vuosikatsaukset parantavat organisaation moraalia ja tiimityötä.
Katso liitteenä Ammattimaisen kehityksen vuosikatsaus.
Ammatillisen kehityksen merkitys
Ammatillisella kehityksellä tarkoitetaan täydennyskoulutusta ja uravalmennusta henkilön tultua työelämään auttaakseen häntä kehittämään uusia taitoja, pysymään ajan tasalla nykyisistä trendeistä ja edistämään uraansa.
Ammatillisen kehittymisen tarkoituksena on antaa työntekijöille mahdollisuus oppia ja soveltaa uusia tietoja ja taitoja, jotka voivat auttaa heitä työssä ja urallaan. Kun työntekijät rakentavat osaamistaan ja tietopohjaansa, yrityksesi kukoistaa edelleen.
Sijoitus työntekijälle ja yritykselle
Ammatillinen kehittyminen auttaa työntekijöitä jatkamaan paitsi ammattinsa pätevyyttä, myös menestymistä siinä. Sen pitäisi olla jatkuva prosessi, joka jatkuu koko yksilön uran ajan.
Joitakin ammatillisen kehityksen etuja työntekijöille ovat:
- Laajentaa työntekijän tietopohjaa paljastaen uusia ideoita, lujittaa tietämystä ja lisää asiantuntemusta.
- Lisää luottamusta ja uskottavuutta heidän työssään.
- Pitää työntekijät ajan tasalla alan trendeistä ja antaa heille mahdollisuuden kasvaa kehittyvällä alalla.
Ammatillinen kehitys auttaa myös vahvistamaan yrityksesi selkäranka, mikä on osoittautunut tehokkaaksi sijoitukseksi yrityksesi menestykseen.
Joitakin yrityksen etuja ammatillisen kehityksen tarjoamisesta työntekijöille ovat:
- Antaa yrityksille mahdollisuuden säilyttää parhaat kyvyt, mikä voi edistää innovatiivisten strategioiden luomista yrityksesi jatkuvaan menestykseen.
- Parantaa työntekijöiden moraalia, jonka avulla voit saavuttaa työntekijöidesi luottamuksen ja vähentää viime kädessä työntekijöiden vaihtuvuutta.
- Lisää työntekijöiden tuottavuutta, mikä edistää tuloksia ja lisäarvoa yrityksellesi.
Koulutusta ja ammatillista kehitystä koskevat periaatteet
Koulutus- ja kehittämispolitiikka on joukko organisaation arvoja ja kulttuuria heijastavia suuntaviivoja ja vaatimuksia, ja se perustuu periaatteisiin, joita organisaatio noudattaa kokonaisjohtamisessa ja työvoiman kehittämisessä.
Tämän politiikan on muutettava organisaation tarpeet ja prioriteetit toimiviksi, lisäarvoa tuoviksi, edullisiksi ja tehokkaiksi oppimisratkaisuiksi. Kun kehität politiikkaa, seuraavat seikat voivat sisältää:
- Kelpoisuusvaatimukset politiikkaan osallistumiseen
- Hyväksytyt kurssit, kuten:
- Ammattikokeet ja tenttiin valmistautumiskurssit
- Varmenneohjelmat ja valtakirjat
- Akkreditoitujen oppilaitosten tarjoamat kurssit.
- Työpajoja, seminaareja ja konferensseja
- Hyväksyttyjen ammatillisten kehittämisohjelmien lukumäärä vuodessa.
- Hyväksyttyjen ohjelmien enimmäishinta.
- Hyväksymismenettely
Suorituskyvyn parantamissuunnitelmasta (PIP) irtisanomiseen
PIP:n tarkoitus
Työntekijän suorituskyvyn hallinta ei ole koskaan helppoa; mutta työntekijän johtaminen suorituskyvyn parantamissuunnitelman (PIP) kautta kurinpitotoimiin voi olla hyvin monimutkaista.
Suorituskyvyn parantamissuunnitelma (PIP) on työkalu, jonka avulla työntekijälle, jolla on suorituskyvyn puutteita, on mahdollisuus menestyä. Sitä voidaan käyttää korjaamaan epäonnistumisia tiettyjen työtavoitteiden saavuttamisessa tai parantamaan käyttäytymiseen liittyviä huolenaiheita. Tämä prosessi tarjoaa mahdollisuuden parantaa heidän suorituskykyään ja pitää heidät vastuullisina, jos he eivät tee niin, joten tämä prosessi voi aktivoida työntekijän uudelleen ja välttää työntekijöiden vaihtumiseen liittyviä kustannuksia ja viivästyksiä.
Kun työntekijä asetetaan PIP:hen, ei pitäisi olla itsestään selvää, että työntekijä irtisanotaan. Sen sijaan PIP on työkalu, joka mahdollistaa työnantajan ja työntekijän tapaamisen ja dokumentoida odotukset, jotka on sidottu aikarajallisiin tavoitteisiin.
PIP:n perusteet
PIP:n tulee:
- Tunnista parantamista vaativat ongelmat. Kerro selvästi, mikä puute on korjattava ja liittyykö ongelma yleiseen suorituskykyyn tai käyttäytymiseen. Jokainen ongelma tulee ilmaista erikseen ja keskittyä objektiivisiin, mitattavissa oleviin tosiasioihin.
- Selitä erityisesti, mitä työntekijän tulee tehdä suorituskyvyn parantamiseksi.
- Tunnista ja anna tietoa siitä, kuinka saada resursseja, materiaaleja, koulutusta tai valmennusta, jonka avulla työntekijä voi täyttää suorituskykyodotukset.
- Aseta selkeästi määräaika, jonka kuluessa työntekijän on esitettävä todisteet parannuksista. Parhaiden käytäntöjen mukaan PIP kestää 30–90 päivää. On kuitenkin työnantajan edun mukaista rajoittaa PIP-jakson kestoa, jos työntekijä ei osoita paranemisen merkkejä ja hänet on irtisanottava.
PIP:n kommunikointi
Se, miten esimies kommunikoi työntekijälle, voi määrittää työntekijän vastaanottavaisuuden omaksua tämä prosessi. Kun työntekijälle esitetään PIP, hän voi muuttua vihamieliseksi ja yhteistyöhaluiseksi, ehkä jopa kieltäytyä allekirjoittamasta PIP:tä. Jos näin tapahtuu, muista:
- Keskity faktoihin.
- Esitä tiedot rauhallisesti ja ammattimaisesti.
- Selitä, että PIP edustaa työnantajan vilpitöntä pyrkimystä mahdollistaa paremmin työntekijän suoritus.
Esimiehen tulee tarkistaa PIP työntekijän kanssa. Tämän jälkeen työntekijän tulisi voida tehdä yhteistyötä suunnittelussa ja tavoitteiden asettamisessa suorituskyvyn puutteiden tai käyttäytymisongelmien parantamiseksi.
Edistyksen seuranta
Kun työntekijä on asetettu PIP:iin, työ ei lopu tähän. Jotta asiakirjasta ei tule kuollutta kirjainta, on tärkeää seurata edistymistä seuraavasti:
- Positiivisen tai rakentavan palautteen antaminen säännöllisesti, kuten viikoittaisten seurantakokousten ajoittaminen, jotta voidaan keskustella edistymisestä reaaliajassa.
- Tarjoaa työntekijälle valmennusmahdollisuuksia tai muuta apua PIP:n aikana.
- Varaa riittävästi aikaa parannuksille koko sovitun ajanjakson ajan.
- PIP:n tulosten dokumentointi, kun ajanjakso on kulunut.
Kurinpitotoimet
Jos työntekijän suorituskyky parani PIP:n mukaisesti, esimiehen tulee kehua työntekijää ja jatkaa suoritusten seurantaa. Jos suorituskyky ei kuitenkaan parantunut riittävästi, progressiiviset kurinpitotoimenpiteet voivat olla tarpeen, kuten:
- Sanallinen varoitus
- Kirjallinen varoitus
- Keskeytys (palkalla tai ilman)
- Muita vakavia sanktioita, jotka eivät ole päättymässä, kuten alennukset
- Työsuhteen päättyminen
Ota yhteyttä Foothold Amerikan HR-tiimiin ennen kuin aloitat yllä mainituista toimenpiteistä.
Kaikki kurinpitotoimenpiteet on dokumentoitava perusteellisesti ja säilytettävä työntekijöiden asiakirjoissa. Työntekijälle on annettava dokumentoitu kopio mainituista kurinpitotoimista.
Työnantajien tulee huomioida huonot suoritukset haastavassa liiketoimintaympäristössä. Jos työnantajan on tutkittava tapoja vähentää työvoimakuluja työvoiman vähentämisellä, irtisanomiset huonon suorituskyvyn vuoksi voivat olla vaihtoehto liiketoiminnallisten etujen edistämiseksi ilman huippusuorittajien lomautuksia tai lomautuksia.
Ennätyksellisenä työnantajana Foothold America vastaa työntekijöiden yleisistä henkilöstötoiminnoista. Siksi sinun on otettava yhteyttä Foothold America HR -tiimiin (hr@footholdamerica.com) ennen PIP:n tai kurinpidollisten toimien toteuttamista.
Maailmanlaajuinen pääkonttori
68 Harrison Avenue 6th Floor Boston, MA 02111 (617) 702-3402