Lomake I-9 ja E-Verify: Työnantajan opas kansainvälisille yrityksille

Jokaisen yhdysvaltalaisen työnantajan on täytettävä lomake I-9 jokaisesta uudesta työntekijästä, mukaan lukien Yhdysvaltain kansalaiset. Työntekijän on täytettävä osa 1 ensimmäisenä työpäivänään. Sinä täytät osion 2 kolmen arkipäivän kuluessa ensimmäisestä työpäivästä. E-Verify on erillinen järjestelmä, joka on vapaaehtoinen liittovaltion lain mukaan ja pakollinen useissa osavaltioissa.

Useimmat ensimmäistä kertaa Yhdysvalloissa työskentelevät tietävät lomakkeen olemassaolosta. Heitä hämmästyttää ajoitus, se, etteivät he voi pyytää tiettyjä asiakirjoja, ja uudelleentarkastelu. Maaliskuussa 2026 tehty sääntömuutos poisti myös mahdollisuuden korjata monia pieniä virheitä ilmaiseksi.

Mikä on lomake I-9?

Lomake I-9, työsuhteen kelpoisuuden vahvistus, kertoo, että olet tarkistanut uuden työntekijän henkilöllisyyden ja hänen oikeutensa työskennellä Yhdysvalloissa. Se koskee kaikkia Yhdysvalloissa palkattuja työntekijöitä, myös kansalaisia. Pienten työnantajien ja ensimmäisen palkatun työntekijän vapautusta ei ole. Yksi työntekijä Yhdysvalloissa tarkoittaa yhtä I-9-lomaketta.

Nykyinen painos on päivätty 20.1.2025 ja vanhenee 31.5.2027. Sähköisiä I-9-järjestelmiä käyttävien työnantajien oli ilmoitettava 31.5.2027 voimassaolopäivä 31. heinäkuuta 2026 mennessä.

Mitä asiakirjoja voitte hyväksyä?

Tässä kohtaa useimmat kansainväliset työnantajat tekevät virheen, ja kannattaa tehdä täysin oikein.

Työntekijä esittelee joko yhden asiakirjan listalta A tai yhden asiakirjan listalta B ja yhden asiakirjan listalta C. Ei koskaan sekä listan A että listan B tai C asiakirjaa.

Työntekijä valitsee. Sinä et.

Voit myös hyväksyä kuitin korvaavasta asiakirjasta rajoitetuissa tapauksissa, yleensä voimassa 90 päivää. Kuittia ei voi käyttää, jos työ kestää alle kolme arkipäivää.

Mitä et voi tehdä asiakirjoja tarkistaessasi

Et voi käskeä työntekijää tuomaan mukanasi asiakirjoja. Sinun tehtäväsi on hyväksyä heidän esittämänsä asiakirjat, jos ne vaikuttavat kohtuullisen aidoilta ja liittyvät kyseiseen henkilöön.

Kaksi käyttäytymistä aiheuttaa suurimman osan ongelmista:

1. Asiakirjojen määrittely. Ajokortin ja sosiaaliturvakortin pyytäminen ei ole hyödyllinen ohjeistus. Se on epäreilua dokumentointikäytäntöä.
2. Ylidokumentointi. Pysyvän oleskeluluvan kortin ja sosiaaliturvakortin kerääminen, kun pelkkä pysyvä oleskelulupakortti riittää.

Molemmat kuuluvat maahanmuutto- ja kansalaisuuslain pykälän 1324b piiriin, ja niitä valvoo oikeusministeriön maahanmuuttajien ja työntekijöiden oikeuksia käsittelevä osasto. Sääntö on olemassa kansalaisuuteen perustuvan syrjinnän lopettamiseksi, ja sitä sovelletaan myös silloin, kun työnantaja on varovainen eikä vihamielinen. Oppaamme siitä, mitä Yhdysvaltain työnantajat voivat ja eivät voi kysyä suositusten tarkistuksen aikana, käsittelee samaa periaatetta työhönottokeskustelussa.

Kuinka kauan sinulla on aikaa täyttää lomake I-9?

Työntekijän on täytettävä osio 1 viimeistään ensimmäisenä palkallisena työpäivänään. Sinä täytät osion 2 kolmen arkipäivän kuluessa ensimmäisestä päivästä, ja ensimmäinen päivä lasketaan ensimmäiseksi päiväksi. Jos työ alkaa maanantaina ja työaika on maanantaista perjantaihin, osio 2 on täytettävä torstaihin mennessä.

Jos yritys toimii seitsemänä päivänä viikossa, viikonloput lasketaan arkipäiviksi.

Et saa pyytää ketään täyttämään osiota 1 ennen kuin hän on hyväksynyt työtarjouksen.

Voitko tarkastella asiakirjoja videon välityksellä?

Vain jos olet rekisteröitynyt E-Verifyyn ja sinulla on hyvä maine. Työnantajien, jotka eivät ole rekisteröityneet, on tarkastettava alkuperäiset asiakirjat henkilökohtaisesti.

Työnantajat, jotka täyttävät vaatimukset, voivat käyttää vaihtoehtoista menettelyä. Se edellyttää reaaliaikaista videovuorovaikutusta työntekijän kanssa, jolla on hallussaan samat asiakirjat kuin kopioissa. Sinun on säilytettävä selkeät kopiot jokaisen tarkastellun asiakirjan molemmista puolista ja merkittävä lomakkeeseen, että vaihtoehtoista menettelyä on käytetty. Sinun on myös tarjottava sitä johdonmukaisesti sen sijaan, että valikoisit kansalaisuuden perusteella.

Tällä on suurempi merkitys kansainvälisille työnantajille kuin kotimaisille. Brittiläisellä tai eurooppalaisella yrityksellä, joka palkkaa ensimmäisen yhdysvaltalaisen työntekijänsä, ei usein ole maassa ketään, joka tekisi tarkistuksen henkilökohtaisesti. Jos et ole E-Verify-käyttäjä, vaihtoehtosi ovat valtuutettu edustaja, joka toimii puolestasi, jolloin olet vastuussa heidän virheistään, tai jonkun muun palkkaaminen paikalle.

Lisäravinne A ja lisäravinne B, osat, jotka ihmiset unohtavat

Kaksi liitettä korvasivat entisen osion 3, ja molemmat paljastavat yrityksiä, jotka täyttivät alkuperäisen lomakkeen oikein ja lakkasivat sitten ajattelemasta sitä.

Liite A on tarkoitettu laatijalle tai kääntäjälle, joka auttoi työntekijää täyttämään osan 1.

Liite B käsittelee uudelleenarviointia ja uudelleenpalkkaamista, ja se luo jatkuvia velvoitteita:

• Uudelleenvahvistus. Kun työntekijän väliaikainen työlupa on vanhenemassa, teet uuden vahvistuksen viimeistään vanhenemispäivänä. Jos päivämäärä unohtuu, työntekijä työskentelee ilman dokumentoitua lupaa.
• Palkkaa uudelleen. Jos entinen työntekijä palaa kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen lomakkeen täyttöpäivästä, voit käyttää liitettä B sen sijaan, että aloittaisit alusta. Kolmen vuoden jälkeen täytät uuden lomakkeen I-9.

Mitä ei saa koskaan varmistaa uudelleen:

• Yhdysvaltain kansalaiset ja muut kuin Yhdysvaltain kansalaiset
• Lailliset pysyvät asukkaat, joilla on pysyvän oleskeluluvan kortti, mukaan lukien vanheneva kortti
• Mikä tahansa B-listan henkilöllisyystodistus

Vapautetun henkilön uudelleentarkastus ei ole harmiton ylimääräinen tarkastus. Se voi itsessään olla syrjintää maahanmuutto- ja kansalaisuuslain nojalla.

Lomakkeen I-9 virheen korjaaminen

Virheet korjataan, niitä ei piiloteta. Menetelmällä on merkitystä, koska huonosti korjattu lomake näyttää tarkastajasta huonommalta kuin korjaamaton.

1. Piirrä virheellisen tiedon yli yksi viiva. Tiedon on oltava luettavissa.
2. Kirjoita oikeat tiedot.
3. Kirjoita korjauksen nimikirjaimet ja päivämäärä tämän päivän mennessä.

Älä koskaan käytä korjauslakkaa. Älä koskaan pyyhi pois. Älä koskaan päivämäärää taaksepäin. Vain työntekijä voi korjata osion 1, joten osion 1 virhe palautuu heille sen sijaan, että HR korjaisi sen. Työnantaja korjaa osion 2.

Dokumentoitu, vilpittömässä mielessä tehty korjaus lasketaan eduksi tarkastuksessa. Lomake, joka on siistitty näyttämään koskemattomalta, ei ole eduksi.

Mikä on E-Verify ja onko se pakollinen?

E-Verify on verkkojärjestelmä, joka vertaa I-9-lomakkeen tietoja Yhdysvaltain sisäministeriön (DHS) ja sosiaaliturvaviranomaisen (Social Security Administration) tietoihin. Se toimii I-9-lomakkeen jälkeen, ei sen sijaan.

Liittovaltion lain mukaan se on vapaaehtoista useimmille yksityisille työnantajille. Kaksi asiaa syrjäyttää tämän:

• Liittovaltion sopimukset. FAR-lauseke 52.222-54 edellyttää urakoitsijoiden rekisteröityvän 30 kalenteripäivän kuluessa sopimuksen tekemisestä. Se koskee yli 3 500 dollarin arvoisia alihankintasopimuksia, jotka koskevat Yhdysvalloissa suoritettavia palveluita tai rakentamista.
• Valtion laki. Useat osavaltiot vaativat sitä yksityisiltä työnantajilta liittovaltion sopimuksista riippumatta.

Mitkä osavaltiot vaativat E-Verify-palvelun?

Muissa osavaltioissa on suppeammat säännöt, jotka koskevat julkisia urakoitsijoita tai tiettyjä toimialoja, ja niitä säädellään vuosittain lisää. Tarkista osavaltio, jossa työntekijä tosiasiallisesti toimii, äläkä sitä, missä yrityksesi on rekisteröity.

Floridan yksityiskohdat kannattaa tuntea, koska se on eurooppalaisten yritysten yleinen laskeutumispaikka. SB 1718 tuli voimaan 1. heinäkuuta 2023 ja kattaa yksityiset työnantajat, joilla on vähintään 25 työntekijää. Sakot voivat olla jopa 1 000 dollaria päivässä, ja kolme rikkomusta 24 kuukauden aikana voi vaarantaa elinkeinoluvan.

Miten E-Verify toimii?

Luot tapauksen täytetyn I-9-lomakkeen perusteella kolmantena arkipäivänä sen jälkeen, kun työntekijä on aloittanut palkallisen työskentelyn. Järjestelmä palauttaa yhden useista tuloksista.

Mikä on alustava vahvistamatta jättäminen?

Ero tarkoittaa, että tiedot eivät vastanneet viranomaisten tietoja. Se ei tarkoita, että henkilö ei voisi työskennellä. Yleisiä syitä ovat nimenmuutos, josta ei ole koskaan ilmoitettu, kirjoitusvirhe tai vanhentunut rekisteri.

Sinun on ilmoitettava työntekijälle yksityisesti, annettava hänelle jatkotoimista ilmoitus ja annettava hänen päättää, vastustaako hän päätöstä. Jos hän vastustaa päätöstä, hänellä on kahdeksan liittovaltion työpäivää aikaa asian selvittämiseksi DHS:n tai SSA:n kanssa ilmoituksen tekemisestä.

Asian ollessa vireillä et voi irtisanoa, keskeyttää, lyhentää työtunteja, pidättää palkkaa tai viivästyttää koulutusta. Ennakkoon toimiminen altistaa sinut E-Verify-rikkomukselle ja syrjintäkanteelle samanaikaisesti. Vain lopullinen vahvistamaton päätös antaa sinulle perusteen toimia.

Mitä seuraamuksia on lomakkeen I-9 täyttämisestä väärin?

Paperitöiden rikkomukset vaihtelevat 288 dollarista 2 861 dollariin lomaketta kohden 2. tammikuuta 2025 julkaistun inflaatiokorjauksen mukaisesti. Nämä summat olivat edelleen ajan tasalla kirjoitushetkellä.

Työluvatta tietoisesti palkattu henkilö maksaa enemmän:

Laskutoimitus on se, mikä kirpaisee. Yritys, jolla on 100 virheellistä lomaketta, voi odottaa 28 800–286 100 dollarin tulosta ennen kuin mitään muuta edes harkitaan.

Mikä muuttui maaliskuussa 2026

ICE päivitti 16. maaliskuuta 2026 tarkastuslomakkeensa I-9 ja luokitteli yli kymmenen virheluokkaa teknisistä sisällöllisiksi. Tekniset virheet voitiin korjata kymmenen arkipäivän kuluessa ilman sakkoa. Sisältövirheitä ei.

Välittömän rangaistuksen aiheuttavia virheitä ovat nyt:

• Työntekijän syntymäaika puuttuu
• Puuttuva A-numero tai USCIS-numero
• Ensimmäisen työpäivän puuttuminen
• Puutteelliset asiakirjatiedot osiossa 2, vaikka kopiot säilytettiin
• Etätenttimenettelyn toteuttamisessa ilmenneet puutteet
• Sähköisten I-9-järjestelmien tarkastusketjun aukot

Ilmainen korjaus on poistettu monista yleisistä virheistä. Omien tiedostojen tarkastaminen ennen ICE:n saapumista on nyt ainoa luotettava tapa vähentää altistumista. Tarkastus alkaa tarkastusilmoituksella, ja lomakkeiden toimittamiseen on vähintään kolme arkipäivää aikaa. Jos sakkoa ehdotetaan, sinulla on 30 kalenteripäivää aikaa pyytää kuulemista.

Viisi useimmin näkemäämme virhettä

1. Käsittelee sitä palkanlaskennan tarjoajan paperityönä. I-9 on työnantajan lakisääteinen velvollisuus. Palkkatoimisto, joka käsittelee palkkakuitit, ei tee tätä puolestasi. Ero on käsitelty oppaassamme. Näin työnantaja toimii.
2. Jonkun perustaminen ennen kuin osio 1 on olemassa. Etäperehdytys aikavyöhykkeiden välillä tämä on helppo ohittaa, eikä määräaika siirry.
3. Unohda uudelleenvahvistus. Alkuperäinen lomake täytetään asianmukaisesti, viimeinen voimassaolopäivä menee kenenkään kalenteriin, ja puolentoista vuoden kuluttua lupa on rauennut.
4. Työluvan ja viisumistatuksen sekoittaminen. Työntekijän viisumiluokka määrittää, voiko hän työskennellä ollenkaan. Tarkistamasi I-9-lomakkeen tiedot.
5. I-9:n kytkeminen taustatarkastukseen. Eri prosessit, eri säännöt. Niiden suorittaminen yhdessä tuottaa usein kiellettyjä asiakirjapyyntöjä. Katso Yhdysvaltain työnantajien taustatarkastussäännöt.

Kuka täyttää I-9-lomakkeen, jos käytät rekisteröityä työnantajaa?

Rekisteröity työnantaja tekee niin , koska rekisteröity työnantaja on laillinen työnantaja. Se on mallin idea. Työntekijä työskentelee sinulle päivittäin, ja I-9-velvoitteen, tarvittaessa E-Verify-rekisteröinnin ja sakkoriskin kantava taho on EOR.

Yritykselle, joka palkkaa ensimmäisen tai kaksi työntekijäänsä Yhdysvaltoihin , tämä poistaa yleisimmän epäonnistumiskohdan. Maassa ei yleensä ole ketään tarkastamassa asiakirjoja henkilökohtaisesti, eikä kukaan seuraa kolmipäiväistä kelloa. Ei ole myöskään mitään syytä, miksi Yhdistyneen kuningaskunnan taloustiimi tietäisi, että Georgian E-Verify-kynnys on kymmenen työntekijää tai että pysyvän oleskeluluvan korttia ei saa koskaan vahvistaa uudelleen.