Yhdysvaltojen vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista kansainvälisille yrityksille vuoden lopulla

Yhdysvalloissa toimivana ulkomaisena yrityksenä vuoden lopun vaatimustenmukaisuus edellyttää useiden liittovaltion ja osavaltioiden vaatimusten noudattamista vero-, työllisyys-, yritys- ja sääntelyalueilla. Tämä tarkistuslista tarjoaa olennaisia ​​ohjeita, jotka auttavat sinua päättämään vuoden asianmukaisesti ja valmistautumaan tulevaan vuoteen.

Käytä tätä tarkistuslistaa varmistaaksesi, että täytät kaikki tärkeät vuoden lopun velvoitteet ja vältyt seuraamuksilta. Jokainen osio sisältää keskeiset toimenpiteet, valtion resurssit ja asiaankuuluvat lomakkeet.

1. Veroilmoitusvaatimukset

Ulkomaalaisomisteisten yritysten Yhdysvaltain verovelvoitteisiin kuuluvat liittovaltion, osavaltioiden ja kansainvälisten verojen noudattaminen. Ulkomaisten yritysten on ymmärrettävä Yhdysvaltain verovelvoitteensa riippumatta siitä, toimivatko ne tytäryhtiön, sivuliikkeen tai muun rakenteen kautta.

• Tee yhteisöveroilmoitus (Lomake 1120 C-yhtiöille 15. huhtikuuta, lomake 1120-F ulkomaisille yrityksille, joilla on tuloa Yhdysvalloista)

Resurssi: IRS-lomake 1120 | IRS-lomake 1120-F

• Tarkista siirtohinnoitteluasiakirjat yhdysvaltalaisen tytäryhtiön ja ulkomaisen emoyhtiön välisiä lähipiiritapahtumia varten

Resurssi: IRS:n siirtohinnoitteluopas

• Täytä lomake 5472, jos ulkomaalaisomistus on yli 25 %. (raportoi lähipiiritapahtumat ulkomaisten omistajien kanssa)

Lähde: IRS-lomake 5472

• Tarkista verosopimusten edut jos sovellettavissa Yhdysvaltojen ja kotimaasi välillä ennakonpidätysten minimoimiseksi

Resurssi: IRS:n verosopimukset

• Vahvista osavaltion verotunniste ja ilmoitusvaatimukset kaikissa osavaltioissa, joissa sinulla on toimintaa, työntekijöitä tai merkittävää myyntiä

Tarvitsetko apua? Foothold America Tax Compliance Services

Määräaikailmoitus: Lomake 1120 erääntyy 15. huhtikuuta; lomake 5472 erääntyy veroilmoituksen mukana (lomakkeen laiminlyönti = 25 000 dollarin sakko)

2. Palkanlaskennan käsittely tilikauden lopussa

Asianmukainen palkanmaksun käsittely tilikauden lopussa on ratkaisevan tärkeää työntekijöiden veroilmoitusten ja IRS:n sekä osavaltion vaatimusten noudattamisen kannalta. Ulkomaisten työnantajien on täytettävä samat velvoitteet kuin kotimaisten yritysten.

• Varmista työntekijätietojen oikeellisuus mukaan lukien nimet, sosiaaliturvatunnukset ja osoitteet kaikkiin W-2- ja 1099-lomakkeisiin
• Laadi ja jaa W-2-lomakkeet 1. helmikuuta 2027 mennessä vuoden 2026 palkoista työntekijöille ja toimita kopio A sosiaaliturvaviranomaisille

Resurssi: SSA W-2 -lomakkeen jättämisohjeet | IRS-lomake W-2

• Anna urakoitsijoille 1099-NEC-lomakkeita jotka saivat vuoden aikana 2 000 dollaria tai enemmän (raja nousi 600 dollarista vuodesta 2026 alkaen maksetuissa maksuissa) (muiden kuin työntekijöiden korvaukset erääntyvät 31. tammikuuta)

Lähde: IRS-lomake 1099-NEC

• Täsmäytä neljännesvuosittain lomakkeella 941 tehdyt hakemukset (Työnantajan neljännesvuosittainen liittovaltion veroilmoitus) ja varmista, että kaikki FICA-talletukset on tehty oikein

Lähde: IRS-lomake 941

• Täytä vuosittainen lomake 940 työttömyysveroa varten (erääntyy 31. tammikuuta, jos kaikki FUTA-vero on maksettu ajoissa)

Lähde: IRS-lomake 940

• Täydelliset osavaltion työttömyysveroilmoitukset ja palkkaraportit jokaisesta osavaltiosta, jossa sinulla on työntekijöitä

Tarvitsetko apua? Foothold America Payroll Services

Määräaikavaroitus: W-2- ja 1099-NEC-lomakkeet on toimitettava vastaanottajille JA jätettävä IRS:lle 31. tammikuuta mennessä

3. Työlainsäädännön noudattaminen

Yhdysvalloissa toimivien ulkomaisten työnantajien on noudatettava liittovaltion ja osavaltioiden työlainsäädäntöä. Vuodenvaihde on ratkaisevan tärkeä käytäntöjen tarkistamisen ja muuttuvien määräysten täyden noudattamisen varmistamiseksi.

• Varmista kaikkien työntekijöiden I-9-vaatimustenmukaisuus ja suorita sisäinen tarkastus mahdollisten puutteiden tunnistamiseksi (ulkomaisiin työnantajiin sovelletaan samoja I-9-vaatimuksia)

Resurssi: USCIS I-9 Central | Lomake I-9

• Tarkastele vapautettuja vs. ei-vapautettuja luokituksia varmistaakseen asianmukaisen ylityökorvauksen Fair Labor Standards Actin (FLSA) mukaisesti

Resurssi: Työministeriön palkka- ja työaikaosasto

• Päivitä vaaditut työpaikkajulisteet (liittovaltion ja osavaltion työlainsäädännön ilmoitukset on oltava näkyvästi esillä)

Resurssi: Työvoimahallinnon pakolliset julisteet

• Tarkista osavaltion minimipalkan korotukset voimaan 1. tammikuuta monissa osavaltioissa ja mukauttaa palkkajärjestelmiä vastaavasti
• Tarkista ja päivitä työntekijän käsikirja heijastamaan muutoksia liittovaltion tai osavaltion työlainsäädännössä

Tarvitsetko apua? Foothold America HR Compliance

Vinkki: Monet osavaltiot korottavat minimipalkkaa 1. tammikuuta – tarkista vaatimukset ja muuta niitä ennen vuoden loppua

4. Yritysten vuosikertomukset ja osavaltioiden ilmoitukset

Ulkomaalaisomisteisten yhdysvaltalaisten yhteisöjen on jätettävä vuosikertomukset perustamisosavaltiolle ja kaikille muille osavaltioille, joissa ne on rekisteröity ulkomaisiksi yhteisöiksi. Kertomuksen toimittamatta jättäminen voi johtaa hallinnolliseen purkautumiseen ja maineen menetykseen.

• Jätä vuosikertomukset perustamisosavaltiossa (eräpäivät vaihtelevat – jotkut osavaltiot käyttävät kalenterivuoden loppua, toiset perustamisen vuosipäivää)
• Ilmoita kaikissa osavaltioissa, joissa se on rekisteröity ulkomaiseksi toimijaksi (ilmoittaa, missä toimit, mutta et ole rekisteröitynyt)

Osavaltion arkistointiresurssit: Delawaren yhtiöosasto | Kalifornian SOS

• Maksaa franchising-verot ja uudistamismaksut hyvän maineen ylläpitämiseksi (kriittinen tekijä pankkisuhteissa ja -sopimuksissa)
• Päivitykset rekisteröity edustaja tiedot jos osoitteisiin tai agenttipalveluihin on tullut muutoksia
• Ylläpidä yrityksen asiakirjoja mukaan lukien hallituksen pöytäkirjat, joissa dokumentoidaan tärkeimmät päätökset ja omistusmuutokset

Tarvitsetko apua? Foothold America Entity Management

Määräaikavaroitus: Vuosiraportin määräajat vaihtelevat osavaltioittain – Delawaressa se on 1. maaliskuuta, Kaliforniassa perustamispäivämäärä on erityinen.

5. Myyntiveron täsmäytys

Myyntiverojen noudattaminen on erityisen monimutkaista ulkomaisille yrityksille, koska Yhdysvalloissa ei ole liittovaltion arvonlisäveroa. Jokaisella osavaltiolla on oma myyntiverojärjestelmänsä, ja taloudellisen nexuksen säännöt tarkoittavat, että ulkomaiset yritykset voivat velvoitteitaan ilman fyysistä läsnäoloa.

• Täsmäytä kerätty myyntivero tilitettyjen summien kanssa jokaisessa osavaltiossa, jossa olet rekisteröitynyt ja keräät veroja
• Tarkista taloudellisen yhteyden kynnysarvot (tyypillisesti 100 000 dollaria myyntiä tai 200 tapahtumaa) uusien osavaltiovelvoitteiden tunnistamiseksi

Resurssi: Yksinkertaisempi myyntiveron hallintoneuvosto

• Tee vuoden lopulliset myyntiveroilmoitukset ja varmista, että kaikki neljännesvuosittaiset tai kuukausittaiset raportit ovat ajantasaisia
• Osoita osavaltioiden nexus-kyselylomakkeet liiketoimintaasi ja myyntimääriisi liittyen
• Suunnitelma uusille osavaltion rekisteröinneille jos ylität taloudellisen yhteyden kynnysarvot useammassa osavaltiossa ensi vuonna

Ammattilaisvinkki: Harkitse myyntiverojen automaatio-ohjelmistoa (Avalara, TaxJar) monimutkaisten, usean osavaltion vaatimustenmukaisuuden hallintaan

7. Taloudellinen raportointi ja kirjanpito

Ulkomaisten yritysten on ylläpidettävä asianmukaista kirjanpitoa ja asiakirjoja Yhdysvaltain yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP) mukaisesti, erityisesti jos ne on konsolidoitu ulkomaisen emoyhtiön taloushallinnon yksiköihin. Siirtohinnoitteludokumentaatio on kriittisen tärkeää lähipiiriliiketoimien kannalta.

• Sulje tilikauden kirjanpito varmistaen, että kaikki tapahtumat kirjataan asianmukaisesti Yhdysvaltain yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden mukaisesti
• Täsmäytä konsernin sisäiset tilit ulkomaisen emoyhtiön kanssa ja dokumentoi kaikki lähipiiritapahtumat
• Laadi siirtohinnoitteludokumentaatio kaikille konsernin sisäisille tapahtumille (hallinnointipalkkiot, rojaltit, kustannusten kohdentaminen)

Lähde: OECD:n siirtohinnoitteluohjeet

• Tarkista valuuttatapahtumat ja kirjaa valuuttakurssivaihteluista johtuvat voitot/tappiot
• Valmistele tilinpäätös (tase, tuloslaskelma, rahavirtalaskelma) verojen laatimista ja emoyhtiön konsolidointia varten
• Dokumenttien poistot ja arvonalentumiset sekä Yhdysvaltojen verosääntöjen että GAAP-vaatimusten mukaisesti

Vinkki: Ulkomaiset emoyhtiöt tarvitsevat usein Yhdysvaltojen tytäryhtiöiden taloustietoja eri muodoissa – koordinoi vaatimukset ajoissa

8. Pankki- ja varainhoito

Ulkomaisten yritysten on noudatettava Yhdysvaltain pankkisäännöksiä ja raportointivaatimuksia, mukaan lukien FBAR-ilmoitukset, jos ulkomaiset tilit ylittävät kynnysarvot. Kansainväliset varainsiirrot edellyttävät asianmukaista dokumentointia.

• Lähetä FBAR (FinCEN-lomake 114) tarvittaessa jos yhdysvaltalaisilla henkilöillä (mukaan lukien ulkomaisten omistajien omaavat yhdysvaltalaiset yhteisöt) on määräysvaltaa ulkomaisiin tileihin, jotka ylittävät yhteensä 10 000 dollaria

Resurssi: FinCEN FBAR -hakemus

• Tarkista lomakkeen 8938 vaatimukset (FATCA-raportointi tietyille ulkomaisille rahoitusvaroille, jos kynnysarvot ylittyvät)

Lähde: IRS-lomake 8938

• Dokumentoi kansainvälisiä varainsiirtoja mukaan lukien kaikkien emoyhtiöön tehtyjen/emoyhtiöstä tehtyjen siirtojen tarkoitus, varojen lähde ja liiketoiminnalliset perustelut
• Päivitä pankkien allekirjoituskortit ja valtuutetut allekirjoittajat, jos henkilöstössä on tapahtunut muutoksia vuoden aikana
• Tarkista valuuttakurssiriski ja harkitsemaan suojausstrategioita merkittävän valuuttariskin varalta tulevana vuonna

Määräaikavaroitus: FBAR-hakemuksen jättämisen määräaika on 15. huhtikuuta (automaattinen jatkoaika saatavilla 15. lokakuuta asti)

9. Vakuutus- ja työsuhde-etuuksien tarkastelu

Ulkomaisten työnantajien on tarjottava kilpailukykyisiä etuja houkutellakseen yhdysvaltalaisia ​​osaajia. Tarkista vakuutusturva ja varmista, että Affordable Care Act (ACA) -lain vaatimuksia noudatetaan, jos niitä sovelletaan.

• Tarkista ACA-vaatimustenmukaisuus, jos yli 50 kokoaikaista työntekijää (Sovellettavien suurten työnantajien on tarjottava kohtuuhintainen sairausvakuutus tai maksettava sakkoja)

Lähde: IRS ACA -tietokeskus

• Lomakkeiden 1094-C ja 1095-C täyttö jos ACA-raportointi soveltuu (IRS:lle viimeistään 28. helmikuuta tai 31. maaliskuuta, jos ilmoitetaan sähköisesti)

Lähde: IRS-lomake 1095-C

• Käsittele 401(k)-eläkesäästösuunnitelman vuoden lopun maksuosuudet ja varmistaa, että työnantajan osuvuus lasketaan ja talletetaan oikein
• Täytä lomake 5500 eläkesuunnitelmia varten tarvittaessa (yli 100 osallistujan suunnitelmat; eräpäivä 31. heinäkuuta, pidennyksillä)

Resurssi: DOL-lomake 5500

• Tarkista työtapaturmavakuutus ja päivittää kattavuutta nykyisen palkanlaskennan ja työntekijäluokitusten perusteella
• Käytänneetujen avoin ilmoittautuminen tyypillisesti marras-/joulukuussa 1. tammikuuta voimaantulopäiväksi

Vinkki: Yhdysvaltain terveydenhuoltokustannukset nousevat tyypillisesti 5–10 % vuodessa – budjetoi ensi vuodelle vastaavasti

10. Strateginen suunnittelu ensi vuodelle

Vuoden loppu on ihanteellinen aika ulkomaisille yrityksille arvioida Yhdysvaltain markkinoiden suorituskykyä, arvioida rakennetta ja suunnitella kasvua samalla varmistaen jatkuvan vaatimustenmukaisuuden.

• Arvioi Yhdysvaltain tytäryhtiön suorituskykyä emoyhtiön tavoitteita ja markkinoiden odotuksia vastaan
• Arvioi kokonaisuuden rakenteen tehokkuutta ja harkitse muutoksia verotuksen optimointiin tai toiminnan parantamiseen
• Suunnitelman tilan laajennus ja ymmärtää verotukseen, työllisyyteen ja sääntelyyn liittyvät vaikutukset ennen uusiin osavaltioihin saapumista
• Tarkista henkilöstötarpeet tulevalle vuodelle, mukaan lukien kaikki uudet osavaltiot, joissa aiot palkata
• Uudista elinkeinoluvat ja -luvat jotka päättyvät ensi vuoden alussa
• Luo täysi vaatimustenmukaisuuskalenteri kaikki hakuajat, uusimispäivät ja sääntelyvaatimukset ensi vuodelle

Suunnitteluapua: Foothold America Consulting Services

Vinkki: Aikatauluta neljännesvuosittaiset vaatimustenmukaisuustarkastukset pitkin vuotta välttääksesi yllätyksiä vuoden lopussa

Kuinka Foothold America voi auttaa

Foothold America on erikoistunut auttamaan ulkomaisia ​​yrityksiä Yhdysvaltojen vaatimustenmukaisuuden selvittämisessä. Ymmärrämme ainutlaatuiset haasteet, joita kansainväliset yritykset kohtaavat toimiessaan Yhdysvalloissa, aina yrityksen perustamisesta jatkuvaan vaatimustenmukaisuuden hallintaan.

Täydelliset palvelumme:

• Employer of Record (EOR) -palvelut – Palkkaamme Yhdysvaltain työntekijänne ja hoidamme kaikki palkanlaskennan, edut ja vaatimustenmukaisuuden

Lue lisää EOR-palveluista

• PEO+ rajat ylittävä tuki – Täydellinen henkilöstöhallinto ja palkanlaskenta vakiintuneille ulkomaalaisomisteisille yrityksille

Tutustu PEO+ -palveluihin

• Yksikön perustaminen ja hallinta – Yhdysvaltain tytäryhtiöiden perustaminen ja jatkuva vaatimustenmukaisuus

Yksikköjen perustamispalvelut

• Virtuaalinen toimisto – Luo fyysinen läsnäolo Yhdysvalloissa

Virtuaalitoimistopalvelut

• Kulttuuritiedusteluneuvonta – Navigoi Yhdysvaltain yrityskulttuurissa ja johtamiskäytännöissä

Kulttuuritiedustelupalvelut

Kirjallisuutta

• IRS-tarkastuksen laukaisevat tekijät ulkomaalaisomistuksessa oleville yhdysvaltalaisille yrityksille