Yhdysvalloissa toimivana ulkomaisena yrityksenä vuoden lopun vaatimustenmukaisuus edellyttää useiden liittovaltion ja osavaltioiden vaatimusten noudattamista vero-, työllisyys-, yritys- ja sääntelyalueilla. Tämä tarkistuslista tarjoaa olennaisia ohjeita, jotka auttavat sinua päättämään vuoden asianmukaisesti ja valmistautumaan tulevaan vuoteen.
Käytä tätä tarkistuslistaa varmistaaksesi, että täytät kaikki tärkeät vuoden lopun velvoitteet ja vältyt seuraamuksilta. Jokainen osio sisältää keskeiset toimenpiteet, valtion resurssit ja asiaankuuluvat lomakkeet.
1. Veroilmoitusvaatimukset
Ulkomaalaisomisteisten yritysten Yhdysvaltain verovelvoitteisiin kuuluvat liittovaltion, osavaltioiden ja kansainvälisten verojen noudattaminen. Ulkomaisten yritysten on ymmärrettävä Yhdysvaltain verovelvoitteensa riippumatta siitä, toimivatko ne tytäryhtiön, sivuliikkeen tai muun rakenteen kautta.
- Tee yhteisöveroilmoitus (Lomake 1120 C-yhtiöille, määräaika 15. huhtikuuta, lomake 1120-F ulkomaisille yrityksille, joilla on tuloa Yhdysvalloista)
Resurssien: IRS-lomake 1120 | IRS-lomake 1120-F
- Tarkista siirtohinnoitteluasiakirjat yhdysvaltalaisen tytäryhtiön ja ulkomaisen emoyhtiön välisiä lähipiiritapahtumia varten
Resurssien: IRS:n siirtohinnoitteluopas
- Täytä lomake 5472, jos ulkomaalaisomistus on yli 25 %. (raportoi lähipiiritapahtumat ulkomaisten omistajien kanssa)
Resurssien: IRS-lomake 5472
- Tarkista verosopimusten edut jos sovellettavissa Yhdysvaltojen ja kotimaasi välillä ennakonpidätysten minimoimiseksi
Resurssien: IRS-verosopimukset
- Vahvista osavaltion verotunniste ja ilmoitusvaatimukset kaikissa osavaltioissa, joissa sinulla on toimintaa, työntekijöitä tai merkittävää myyntiä
Tarvitsetko apua? Foothold America -verosäännösten noudattamispalvelut
Määräaikailmoitus: Lomake 1120 erääntyy 15. huhtikuuta; lomake 5472 erääntyy veroilmoituksen mukana (lomakkeen laiminlyönti = 25 000 dollarin sakko)
2. Palkanlaskennan käsittely tilikauden lopussa
Asianmukainen palkanmaksun käsittely tilikauden lopussa on ratkaisevan tärkeää työntekijöiden veroilmoitusten ja IRS:n sekä osavaltion vaatimusten noudattamisen kannalta. Ulkomaisten työnantajien on täytettävä samat velvoitteet kuin kotimaisten yritysten.
- Varmista työntekijätietojen oikeellisuus mukaan lukien nimet, sosiaaliturvatunnukset ja osoitteet kaikkiin W-2- ja 1099-lomakkeisiin
- Valmistele ja jaa W-2-lomakkeet 31. tammikuuta mennessä työntekijöille ja toimita kopio A sosiaaliturvaviranomaisille
Resurssien: SSA W-2 -lomakkeen jättämisohjeet | IRS-muoto W-2
- Anna urakoitsijoille 1099-NEC-lomakkeita joka sai vuoden aikana yli 600 dollaria (muu kuin työntekijän palkkio erääntyy 31. tammikuuta)
Resurssien: IRS-lomake 1099-NEC
- Täsmäytä neljännesvuosittain lomakkeella 941 tehdyt hakemukset (Työnantajan neljännesvuosittainen liittovaltion veroilmoitus) ja varmista, että kaikki FICA-talletukset on tehty oikein
Resurssien: IRS-lomake 941
- Täytä vuosittainen lomake 940 työttömyysveroa varten (erääntyy 31. tammikuuta, jos kaikki FUTA-vero on maksettu ajoissa)
Resurssien: IRS-lomake 940
- Täydelliset osavaltion työttömyysveroilmoitukset ja palkkaraportit jokaisesta osavaltiosta, jossa sinulla on työntekijöitä
Tarvitsetko apua? Foothold America Palkanlaskentapalvelut
Määräaikailmoitus: W-2- ja 1099-NEC-lomakkeet on toimitettava vastaanottajille JA jätettävä IRS:lle 31. tammikuuta mennessä.
3. Työlainsäädännön noudattaminen
Yhdysvalloissa toimivien ulkomaisten työnantajien on noudatettava liittovaltion ja osavaltioiden työlainsäädäntöä. Vuodenvaihde on ratkaisevan tärkeä käytäntöjen tarkistamisen ja muuttuvien määräysten täyden noudattamisen varmistamiseksi.
- Varmista kaikkien työntekijöiden I-9-vaatimustenmukaisuus ja suorita sisäinen tarkastus mahdollisten puutteiden tunnistamiseksi (ulkomaisiin työnantajiin sovelletaan samoja I-9-vaatimuksia)
Resurssien: USCIS I-9 Central | Lomake I-9
- Tarkastele vapautettuja vs. ei-vapautettuja luokituksia varmistaakseen asianmukaisen ylityökorvauksen Fair Labor Standards Actin (FLSA) mukaisesti
Resurssien: DOL:n palkka- ja työaikaosasto
- Päivitä vaaditut työpaikkajulisteet (liittovaltion ja osavaltion työlainsäädännön ilmoitukset on oltava näkyvästi esillä)
Resurssien: Työvoimahallinnon vaaditut julisteet
- Tarkista osavaltion minimipalkan korotukset voimaan 1. tammikuuta monissa osavaltioissa ja mukauttaa palkkajärjestelmiä vastaavasti
- Tarkista ja päivitä työntekijän käsikirja heijastamaan muutoksia liittovaltion tai osavaltion työlainsäädännössä
Tarvitsetko apua? Foothold America HR-vaatimustenmukaisuus
Pro Vihje: Monet osavaltiot nostavat minimipalkkaa 1. tammikuuta – tarkista vaatimukset ja tee tarvittavat muutokset ennen vuoden loppua
4. Yritysten vuosikertomukset ja osavaltioiden ilmoitukset
Ulkomaalaisomisteisten yhdysvaltalaisten yhteisöjen on jätettävä vuosikertomukset perustamisosavaltiolle ja kaikille muille osavaltioille, joissa ne on rekisteröity ulkomaisiksi yhteisöiksi. Kertomuksen toimittamatta jättäminen voi johtaa hallinnolliseen purkautumiseen ja maineen menetykseen.
- Jätä vuosikertomukset perustamisosavaltiossa (eräpäivät vaihtelevat – jotkut osavaltiot käyttävät kalenterivuoden loppua, toiset perustamisen vuosipäivää)
- Ilmoita kaikissa osavaltioissa, joissa se on rekisteröity ulkomaiseksi toimijaksi (ilmoittaa, missä toimit, mutta et ole rekisteröitynyt)
Valtion arkistointiresurssit: Delaware-liiketoimintaryhmä | Kalifornian hätänumero
- Maksa franchising-verot ja uudistamismaksut hyvän maineen ylläpitämiseksi (kriittinen tekijä pankkisuhteissa ja -sopimuksissa)
- Päivitä rekisteröidyn edustajan tiedot jos osoitteisiin tai agenttipalveluihin on tullut muutoksia
- Ylläpidä yrityksen asiakirjoja mukaan lukien hallituksen pöytäkirjat, joissa dokumentoidaan tärkeimmät päätökset ja omistusmuutokset
Tarvitsetko apua? Foothold America -yksikköjen hallinta
Määräaikailmoitus: Vuosiraportin määräajat vaihtelevat osavaltioittain – Delawaressa se on 1. maaliskuuta, Kaliforniassa perustamispäivämäärä on erityinen.
5. Myyntiveron täsmäytys
Myyntiverojen noudattaminen on erityisen monimutkaista ulkomaisille yrityksille, koska Yhdysvalloissa ei ole liittovaltion arvonlisäveroa. Jokaisella osavaltiolla on oma myyntiverojärjestelmänsä, ja taloudellisen nexuksen säännöt tarkoittavat, että ulkomaiset yritykset voivat velvoitteitaan ilman fyysistä läsnäoloa.
- Täsmäytä kerätty myyntivero tilitettyjen summien kanssa jokaisessa osavaltiossa, jossa olet rekisteröitynyt ja keräät veroja
- Tarkista taloudellisen yhteyden kynnysarvot (tyypillisesti 100 000 dollaria myyntiä tai 200 tapahtumaa) uusien osavaltiovelvoitteiden tunnistamiseksi
Resurssien: Virtaviivaistettu myyntiveron hallintoneuvosto
- Tee vuoden lopulliset myyntiveroilmoitukset ja varmista, että kaikki neljännesvuosittaiset tai kuukausittaiset raportit ovat ajantasaisia
- Osoita osavaltioiden nexus-kyselylomakkeet liiketoimintaasi ja myyntimääriisi liittyen
- Suunnitelma uusille osavaltion rekisteröinneille jos ylität taloudellisen yhteyden kynnysarvot useammassa osavaltiossa ensi vuonna
Pro Vihje: Harkitse myyntiverojen automaatio-ohjelmistoa (Avalara, TaxJar) monimutkaisten, usean osavaltion verovaatimusten hallintaan
6. Ulkomaalaisten työntekijöiden maahanmuuttolainsäädännön noudattaminen
Ulkomaiset yritykset tuovat tyypillisesti avainhenkilöstöä Yhdysvaltoihin työviisumeilla. Maahanmuuttolainsäädännön noudattaminen on erittäin tärkeää, sillä rikkomukset voivat johtaa tulevien anomusten hylkäämiseen ja mahdollisiin seuraamuksiin.
- Tarkista viisumien voimassaolopäivät kaikille ulkomaalaisille työntekijöille ja aloita uusimisprosessit vähintään 6 kuukautta ennen voimassaolon päättymistä
Resurssien: USCIS-tapauksen tila
- Seuraa päiviä Yhdysvalloissa verovelvollisuutta varten (Yli 183 päivää merkittävän oleskelun edellytysten täyttyessä voi johtaa ulkomaalaisten verovelvollisuuteen Yhdysvalloissa)
Resurssien: IRS:n merkittävän läsnäolon testi
- Säilytä I-9-lomakkeita oikein mukaan lukien uudelleentarkastus työluvan vanhentuessa (kriittinen ulkomaalaisille)
- Suunnittele H-1B-viisumihakemukset seuraavalle tilikaudelle (rekisteröintiaika alkaa yleensä 1. maaliskuuta 1. huhtikuuta pidettävää lottoa varten)
Resurssien: USCIS H-1B -tiedot
- Tarkista L-1- ja E-2-viisumien vaatimustenmukaisuus varmistamalla, että siirretyt työntekijät täyttävät työtehtävien vaatimukset ja sijoittajat hallinnoivat aktiivisesti liiketoimintaa
Tarvitsetko apua? Foothold America -maahanmuuttotuki
Määräaikailmoitus: Aloita viisumin uusiminen vähintään 6 kuukautta ennen sen voimassaolon päättymistä, jotta työlupaan ei tule aukkoja.
7. Taloudellinen raportointi ja kirjanpito
Ulkomaisten yritysten on ylläpidettävä asianmukaista kirjanpitoa ja asiakirjoja Yhdysvaltain yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP) mukaisesti, erityisesti jos ne on konsolidoitu ulkomaisen emoyhtiön taloushallinnon yksiköihin. Siirtohinnoitteludokumentaatio on kriittisen tärkeää lähipiiriliiketoimien kannalta.
- Sulje tilikauden kirjanpito varmistaen, että kaikki tapahtumat kirjataan asianmukaisesti Yhdysvaltain yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden mukaisesti
- Täsmäytä konsernin sisäiset tilit ulkomaisen emoyhtiön kanssa ja dokumentoi kaikki lähipiiritapahtumat
- Laadi siirtohinnoitteludokumentaatio kaikille konsernin sisäisille tapahtumille (hallinnointipalkkiot, rojaltit, kustannusten kohdentaminen)
Resurssien: OECD:n siirtohinnoitteluohjeet
- Tarkista valuuttatapahtumat ja kirjaa valuuttakurssivaihteluista johtuvat voitot/tappiot
- Valmistele tilinpäätös (tase, tuloslaskelma, rahavirtalaskelma) verojen laatimista ja emoyhtiön konsolidointia varten
- Dokumenttien poistot ja arvonalentumiset sekä Yhdysvaltojen verosääntöjen että GAAP-vaatimusten mukaisesti
Pro Vihje: Ulkomaiset emoyhtiöt tarvitsevat usein Yhdysvaltojen tytäryhtiöiden taloustietoja eri muodoissa – koordinoi vaatimukset jo varhaisessa vaiheessa
8. Pankki- ja varainhoito
Ulkomaisten yritysten on noudatettava Yhdysvaltain pankkisäännöksiä ja raportointivaatimuksia, mukaan lukien FBAR-ilmoitukset, jos ulkomaiset tilit ylittävät kynnysarvot. Kansainväliset varainsiirrot edellyttävät asianmukaista dokumentointia.
- Lähetä FBAR (FinCEN-lomake 114) tarvittaessa jos yhdysvaltalaisilla henkilöillä (mukaan lukien ulkomaisten omistajien omaavat yhdysvaltalaiset yhteisöt) on määräysvaltaa ulkomaisiin tileihin, jotka ylittävät yhteensä 10 000 dollaria
Resurssien: FinCEN FBAR -hakemus
- Tarkista lomakkeen 8938 vaatimukset (FATCA-raportointi tietyille ulkomaisille rahoitusvaroille, jos kynnysarvot ylittyvät)
Resurssien: IRS-lomake 8938
- Dokumentoi kansainvälisiä varainsiirtoja mukaan lukien kaikkien emoyhtiöön tehtyjen/emoyhtiöstä tehtyjen siirtojen tarkoitus, varojen lähde ja liiketoiminnalliset perustelut
- Päivitä pankkien allekirjoituskortit ja valtuutetut allekirjoittajat, jos henkilöstössä on tapahtunut muutoksia vuoden aikana
- Tarkista valuuttakurssiriski ja harkitsemaan suojausstrategioita merkittävän valuuttariskin varalta tulevana vuonna
Määräaikailmoitus: FBAR-hakemuksen jättämisen määräaika on 15. huhtikuuta (automaattinen jatkoaika saatavilla 15. lokakuuta asti)
9. Vakuutus- ja työsuhde-etuuksien tarkastelu
Ulkomaisten työnantajien on tarjottava kilpailukykyisiä etuja houkutellakseen yhdysvaltalaisia osaajia. Tarkista vakuutusturva ja varmista, että Affordable Care Act (ACA) -lain vaatimuksia noudatetaan, jos niitä sovelletaan.
- Tarkista ACA-vaatimustenmukaisuus, jos yli 50 kokoaikaista työntekijää (Sovellettavien suurten työnantajien on tarjottava kohtuuhintainen sairausvakuutus tai maksettava sakkoja)
Resurssien: IRS ACA -tietokeskus
- Lomakkeiden 1094-C ja 1095-C täyttö jos ACA-raportointi soveltuu (IRS:lle viimeistään 28. helmikuuta tai 31. maaliskuuta, jos ilmoitetaan sähköisesti)
Resurssien: IRS-lomake 1095-C
- Käsittele 401(k)-eläkesäästösuunnitelman vuoden lopun maksuosuudet ja varmistaa, että työnantajan osuvuus lasketaan ja talletetaan oikein
- Täytä lomake 5500 eläkesuunnitelmia varten tarvittaessa (yli 100 osallistujan suunnitelmat; eräpäivä 31. heinäkuuta, pidennyksillä)
Resurssien: DOL-lomake 5500
- Tarkista työtapaturmavakuutus ja päivittää kattavuutta nykyisen palkanlaskennan ja työntekijäluokitusten perusteella
- Käytänneetujen avoin ilmoittautuminen tyypillisesti marras-/joulukuussa 1. tammikuuta voimaantulopäiväksi
Pro Vihje: Yhdysvaltain terveydenhuoltokustannukset nousevat tyypillisesti 5–10 % vuodessa – budjetoi ensi vuodelle vastaavasti
10. Strateginen suunnittelu ensi vuodelle
Vuoden loppu on ihanteellinen aika ulkomaisille yrityksille arvioida Yhdysvaltain markkinoiden suorituskykyä, arvioida rakennetta ja suunnitella kasvua samalla varmistaen jatkuvan vaatimustenmukaisuuden.
- Arvioi Yhdysvaltain tytäryhtiön suorituskykyä emoyhtiön tavoitteita ja markkinoiden odotuksia vastaan
- Arvioi kokonaisuuden rakenteen tehokkuutta ja harkitse muutoksia verotuksen optimointiin tai toiminnan parantamiseen
- Suunnitelman tilan laajennus ja ymmärtää verotukseen, työllisyyteen ja sääntelyyn liittyvät vaikutukset ennen uusiin osavaltioihin saapumista
- Tarkista henkilöstö- ja viisumitarpeet mukaan lukien viisumikäsittelyä vaativien ulkomaisten henkilöstösiirtojen aikataulu
- Uudista elinkeinoluvat ja -luvat jotka päättyvät ensi vuoden alussa
- Luo kattava vaatimustenmukaisuuskalenteri kaikki hakuajat, uusimispäivät ja sääntelyvaatimukset ensi vuodelle
Suunnitteluapua: Foothold America -konsultointipalvelut
Pro Vihje: Ajoita neljännesvuosittaiset vaatimustenmukaisuustarkastukset ympäri vuoden välttääksesi yllätyksiä vuoden lopussa
Kuinka Foothold America voi auttaa
Foothold America on erikoistunut auttamaan ulkomaisia yrityksiä Yhdysvaltojen vaatimustenmukaisuuden selvittämisessä. Ymmärrämme ainutlaatuiset haasteet, joita kansainväliset yritykset kohtaavat toimiessaan Yhdysvalloissa, aina yrityksen perustamisesta jatkuvaan vaatimustenmukaisuuden hallintaan.
Kattavat palvelumme:
- Employer of Record (EOR) -palvelut – Palkkaamme Yhdysvaltain työntekijänne ja hoidamme kaikki palkanlaskennan, edut ja vaatimustenmukaisuuden
- PEO+ rajat ylittävä tuki – Kattava henkilöstöhallinto ja palkanlaskenta vakiintuneille ulkomaalaisomisteisille yrityksille
- Yksikön perustaminen ja hallinta – Yhdysvaltain tytäryhtiöiden perustaminen ja jatkuva vaatimustenmukaisuus
- Virtuaalinen toimisto – Luo fyysinen läsnäolo Yhdysvalloissa
- Kulttuuritiedusteluneuvonta – Navigoi Yhdysvaltain yrityskulttuurissa ja johtamiskäytännöissä
Usein kysytyt kysymykset: Yhdysvaltojen vuoden lopun vaatimustenmukaisuus
Saat vastaukset kaikkiin kysymyksiisi ja ota ensimmäinen askel kohti Yhdysvaltain liiketoiminnan laajentamista.
Kriittisimmät määräajat ovat 31. tammikuuta W-2- ja 1099-NEC-lomakkeille (ne on toimitettava vastaanottajille JA jätettävä IRS:lle), 31. tammikuuta lomakkeelle 940 (liittovaltion työttömyysvero) ja 15. huhtikuuta lomakkeelle 1120 (yritysveroilmoitus) ja lomakkeelle 5472 (yli 25 % ulkomaalaisomistuksessa olevien yhteisöjen lähipiiritapahtumat). Lomakkeen 5472 määräajan laiminlyönnistä seuraa ankara 25 000 dollarin sakko. Lisäksi osavaltioiden vuosikertomusten määräajat vaihtelevat – Delaware vaatii jättöä viimeistään 1. maaliskuuta, kun taas toiset osavaltiot käyttävät eri päivämääriä. Ulkomaisten pankkitilejen FBAR (FinCEN-lomake 114) on määräpäivä 15. huhtikuuta, ja määräaikaa jatketaan automaattisesti 15. lokakuuta asti. Monissa osavaltioissa on myös 1. tammikuuta voimaan tulevia minimipalkankorotuksia, jotka edellyttävät palkkajärjestelmän mukauttamista ennen vuoden loppua. Luo kattava vaatimustenmukaisuuskalenteri kaikkien liittovaltion, osavaltioiden ja toimialakohtaisten määräaikojen seuraamiseksi sakkojen välttämiseksi ja hyvän maineen ylläpitämiseksi.
Ulkomaalaisomisteisilla yhdysvaltalaisilla yrityksillä on muita raportointivaatimuksia kuin tavalliset yritysverosäännökset. Lomake 5472 vaaditaan kaikilta yhdysvaltalaisilta yrityksiltä, joilla on vähintään 25 % ulkomaalaisomistusta. Se raportoi kaikki yhdysvaltalaisen yksikön ja ulkomaisen emoyhtiön väliset lähipiiritapahtumat. Ilmoittamatta jättämisestä seuraa ankara 25 000 dollarin sakko. Lomake 1120-F koskee ulkomaisia yrityksiä, jotka ansaitsevat Yhdysvalloista tuloja sivuliikkeiden tai muiden rakenteiden kautta. Siirtohinnoitteludokumentaatio on ratkaisevan tärkeää kaikille konsernin sisäisille tapahtumille (hallinnointipalkkiot, rojaltit, kustannusten kohdentaminen), jotta voidaan osoittaa markkinaehtoinen hinnoittelu ja puolustautua IRS:n haasteita vastaan. Jos ulkomaisella emoyhtiölläsi on ulkomaisia pankkitilejä, joilla yhdysvaltalaisilla henkilöillä on allekirjoitusoikeus, FBAR-ilmoitus (FinCEN-lomake 114) voidaan vaatia. Lomake 8938 (FATCA-raportointi) koskee tiettyjä ulkomaisia rahoitusvaroja, jotka ylittävät tietyt kynnysarvot. Nämä vaatimukset menevät paljon pidemmälle kuin kotimaiset yhdysvaltalaiset yritykset, ja niihin on kiinnitettävä erityistä huomiota merkittävien sakkojen välttämiseksi.
Seuraukset vaihtelevat vaatimusten mukaan, mutta voivat olla vakavia. Lomakkeen 5472 täyttämättä jättäminen johtaa automaattisesti 25 000 dollarin sakkoihin. Myöhässä jätetyt W-2- tai 1099-lomakkeet aiheuttavat sakkoja, jotka vaihtelevat 50–280 dollarin välillä lomakekohtaisesti myöhästymisajasta riippuen, ja useiden työntekijöiden kohdalla sakot voivat olla tuhansia. Osavaltion vuosikertomusten toimittamatta jättäminen voi johtaa hallinnolliseen purkamiseen ja hyvän maineen menettämiseen, mikä vaikuttaa pankkisuhteisiin, sopimuksiin ja kykyyn toimia laillisesti. Myöhässä maksetut verot aiheuttavat sakkoja, jotka ovat 2–15 % erääntyvästä verosta, ja toistuvat laiminlyönnit voivat johtaa IRS:n Trust Fund Recovery -sakko-oikeuteen, jonka omistajat pitävät henkilökohtaisesti vastuussa. Yritysten veroilmoitusten määräaikojen laiminlyönti johtaa 5 %:n (jopa 25 %) kuukausittaiseen sakkoon maksamatta olevista veroista. Taloudellisten sakkojen lisäksi vaatimustenmukaisuuden laiminlyönti voi vaikuttaa ulkomaisten työntekijöiden viisumien uusimiseen, estää tulevia valtion sopimuksia ja vahingoittaa mainetta asiakkaiden ja kumppaneiden keskuudessa. Paras lähestymistapa on ennakoiva vaatimustenmukaisuuden hallinta – Foothold America voi auttaa ulkomaisia yrityksiä pysymään ajan tasalla kaikkien Yhdysvaltojen vaatimusten kanssa ympäri vuoden.
