Miksi on niin, että kun monet meistä ajattelevat suoritusjohtamista, näemme sen välttämättömänä pahana eikä tehokkaana työkaluna, joka voi auttaa työntekijöitä ja organisaatioita menestymään?
Tilastollisesti 95% johtajista raportti että he ovat "tyytymättömiä" perinteisiin kerran vuodessa suoritettaviin suoritusarvosteluihin. Esimiehet käyttävät keskimäärin 210 tuntia vuodessa suoritusjohtamiseen ja työntekijät 40 tuntia vuodessa. Lisäksi 51 % työntekijöistä pitää vuosikatsauksia virheellisinä ja 53 % kokee, että kerran vuodessa tehtävät katsaukset eivät motivoi heitä.
Lisäksi 98 % yrityksistä tietää, että suorituskyvyn hallinta on tärkeää. Silti vain 64 prosentilla on tehokas lähestymistapa ja vain 8% organisaatioista uskoo, että vuosittaiset arvioinnit tuovat lisäarvoa.
Totuus on, että monet johtajat ja työntekijät katsovat, että vuosittaiset suoritusarvioinnit ovat tehottomia, tehottomia ja motivoivia. On monia tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa näihin tunteisiin (onneksi ne ovat korjattavissa), ja todellisuudessa suoritusjohtaminen on yksi tärkeimmistä prosesseista yksilöllisten ja organisaation avaintulosten saavuttamisessa.
Hyvä uutinen on, että vuosittaiseen suoritusarviointiin liittyvät puutteet ovat monien tiedossa ja pääratkaisu oli koko ajan edessämme – sen sijaan, että antaisit palautetta työntekijöillesi vain kerran tai kahdesti vuodessa vuosi- tai kahdesti vuodessa, palautetta tulisi antaa ympäri vuoden, jatkuvasti. Jatkuvilla suoritusjohtamisarvioinneilla johtaja ja työntekijät kehittävät terveen, luottamuksellisen ja aidomman työsuhteen.
Sisällysluettelo
Mitä eroa on vuosittaisen tai kahdesti vuodessa suoritettavan suorituskyvyn arvioinnin ja jatkuvan suorituskyvyn arvioinnin välillä?
Lyhyesti sanottuna molemmilla arvosteluilla pyritään saavuttamaan sama asia. Handbook of Performance Managementin kirjoittajan Michael Armstrongin mukaan "suoritusjohtaminen on jatkuva prosessi suorituskyvyn parantamiseksi asettamalla yksilö- ja ryhmätavoitteita, jotka ovat linjassa organisaation strategisten tavoitteiden kanssa, suunnittelemalla suorituskykyä tavoitteiden saavuttamiseksi, arvioimalla ja arvioimalla edistymistä sekä kehittämällä ihmisten tietoja, taitoja ja kykyjä.
Suurin ero näiden kahden välillä on se, että vaikka vuosittaiset tai kahdesti vuodessa suoritettavat suoritusarvioinnit ovat takautuvasti, siinä mielessä, että niissä tarkastellaan työntekijän suoritusta tietyltä ja menneeltä ajanjaksolta sekä vuoden alussa/keskivuoden aikana asetettuja tavoitteita, jatkuva suoritusjohtaminen on 360° prosessi, joka sisältää säännöllisiä työntekijöiden ja esimiesten välisiä tarkastuksia ja säännöllisiä, reaaliaikaisia toimenpiteitä, jotka auttavat tulevan esimiehen suorittamisessa.
Vaikka jatkuvat suoritusarvioinnit tarjoavat uskomattomia etuja työntekijöille, esimiehille ja organisaatioille, niiden tarkoituksena ei ole korvata vuosittaisia tai kahdesti vuosittaisia suoritusarviointeja. Vaikka perinteiset suoritusarvioinnit arvioivat edistymistä asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa ja toimivat vertailukohtana palkitsemis- ja ylennyspäätöksille, jatkuva suoritusarviointi on paljon joustavampi ja tarkoitettu tukemaan virallisia arviointikeskusteluja ja varmistamaan paremmin asetettujen tavoitteiden saavuttaminen.
On tärkeää, että yrityksessäsi on jatkuva suoritusjohtamisprosessi
1. Antaa paremman selkeyden organisaation tavoitteista
Mukaan Viimeaikainen tutkimus, vain 40 % työntekijöistä eri organisaatioissa tietää, mitkä heidän yrityksensä tavoitteet ovat – tämä tarkoittaa, että 60 % työntekijöistä investoi aikaa ja vaivaa toimintoihin, jotka eivät ehkä edistä yrityksen keskittymiä tavoitteita. Jatkuvan suoritusjohtamisen avulla yritys voi varmistaa, että kaikki osastot, tiimit ja työntekijät liikkuvat koko ajan samaan organisaation suuntaan ja voivat tarvittaessa kääntyä.
2. Auttaa saamaan arvokkaita oivalluksia.
Esimiesten ja työntekijöiden välisten säännöllisten, avoimien ja rehellisten keskustelujen kautta jatkuva palaute auttaa ratkaisemaan ongelmia ja poistamaan esteitä ennen kuin niistä tulee ongelmia, jotka uhkaavat työntekijän tai tiimin menestystä.
3. Parantaa työntekijöiden sitoutumista ja vähentää henkilöstön vaihtuvuutta
Mukaan Forbes, työntekijät, jotka tuntevat äänensä kuultuaan, kokevat 4.6 kertaa todennäköisemmin olevansa valtuutettuja tekemään parhaansa. Sitoutuneet työntekijät ovat 44% ovat tuottavampia kuin työntekijät, jotka vain tuntevat olevansa tyytyväisiä, ja yritykset, joilla on erittäin sitoutunut työvoima 24% kannattavampaa. Koska työntekijöiden sitoutuminen ja vaihtuvuus kulkevat käsi kädessä, tutkimukset osoittavat, että yritykset, jotka antavat työntekijöilleen palautetta johdonmukaisesti, ovat tehneet 14.9 % alhaisemmat vaihtoprosentit kuin yritykset, jotka eivät.
4. Johtaa uusien koulutusstrategioiden ja mentorointitoimintojen kehittämiseen
Jokaisella työntekijällä on kehittämiskohteita. Säännölliset sisäänkirjautumiset työntekijöiden kanssa auttavat johtajia tunnistamaan varhaisessa vaiheessa työntekijöiden kohtaamat haasteet ja antavat johtajille mahdollisuuden toimia niiden mukaisesti tarjoamalla työntekijän saataville tarvittavat työkalut, jotka auttavat heitä eteenpäin työssään ja urallaan.
Muita etuja ovat:
- myötävaikuttaa neljännesvuosittaisten OKR-tavoitteiden asettamiseen ja tarkentamiseen
- tarjoaa kattavan kuvan työntekijän suorituksesta ympäri vuoden
- auttaa johtajia ja työntekijöitä valmistautumaan paremmin pakollisiin vuositarkastuksiin
Paras ratkaisu: hybridilähestymistapa
Yhdistämällä säännölliset, vuosittaiset tai kahdesti vuodessa suoritettavat katsaukset reaaliaikaisiin, jatkuviin tarkastuksiin varmistat, että yleinen suorituskyvynhallintajärjestelmä on läpinäkyvä, johdonmukainen, puolueeton ja priorisoitu ympäri vuoden.
Kuinka ottaa käyttöön loistava muodollinen suoritusten arviointijärjestelmä organisaatiossasi
1. Kuvaile yrityksen odotuksia alusta alkaen
Ensimmäinen asiakirja, joka sinun on luotava jokaiselle työntekijälle, on yksityiskohtainen työnkuvaus, joka ei jätä paljon tilaa väärintulkinnoille. Totta kai työntekijät kehittyvät ja kasvavat rooleissaan, myös heidän vastuunsa laajenevat, mutta selkeän työnkuvan säilyttäminen jokaisessa tehtävässä yrityksessä asettaa yrityksen odotukset jokaiselta työntekijältä ja antaa tarkan arvion työntekijän työstä.
Pelkkä työnkuvan jakaminen työntekijän kanssa tehtävän alussa ei riitä – esimiehen tulee varmistaa, että työnkuvasta keskustellaan työntekijän kanssa ja tunnistettava ne osa-alueet, joiden suorittamiseen työntekijä saattaa tarvita lisätukea.
2. Määritä työntekijäsi saavuttamaan SMART-tavoitteet yrityksesi ja osastosi yleistavoitteiden perusteella
Yksi tärkeimmistä suoritusarvioinnin vaiheista, ellei kaikkein tärkein, on asettaa SMART-tavoitteet, jotka työntekijä pyrkii saavuttamaan. Tavoitteiden tulee olla tarkkoja, mitattavia, saavutettavissa olevia, osuvia ja oikea-aikaisia. Jotta nämä tavoitteet voidaan määrittää tehokkaasti, sinun on varmistettava, että ne edistävät suoraan osaston ja yrityksen vuoden tavoitetta ja että ne vastaavat työntekijän tärkeimmistä työtehtävistä ja varmistavat samalla, että ne myötävaikuttavat työntekijän urakehitykseen tekemällä niistä venyviä, motivoivia ja saavutettavissa olevia. Sekä työntekijän että esimiehen tulee olla linjassa tavoitteita asettaessaan, ja työntekijällä tulee olla myös vapaus asettaa omat tavoitteensa.
3. Korvaa kahdesti vuodessa tehtävät katsaukset neljännesvuosittaisilla tehokkuusarvioinneilla
On useita syitä, miksi virallisten suorituskykyarviointien suorittaminen vähintään kolmen kuukauden välein on tärkeää:
- Se varmistaa, että tavoitteita ei unohdeta ja niitä kohti tehdään töitä.
- Se auttaa työntekijää ja johtajaa erittelemään, kuinka he saavuttavat tavoitteensa paremmin hallittavissa vaiheissa.
- Kun tavoitteita saavutetaan, työntekijä ja esimies voivat asettaa uusia tavoitteita.
- Jos tavoitteet eivät ole enää relevantteja (tätä ei pitäisi tapahtua usein), sinä ja työntekijä voitte hylätä nämä tavoitteet ja asettaa uusia oikeaan aikaan.
Lisäksi muodollisen suoritusarvioinnin suorittaminen vähintään kolmen kuukauden välein antaa johtajalle mahdollisuuden ratkaista työntekijän mahdolliset epäkohdat, antaa johtajalle mahdollisuuden hallita ylennysodotuksia useammin ja arvioida koulutustarpeita ja vahvistaa samalla esimiehen ja työntekijän välistä sidettä.
4. Varmista, että suorituskyvyn arviointikokoukset ovat kaksisuuntaista viestintää
On sanomattakin selvää, että suoritusarviointien on oltava mukaansatempaavaa, läpinäkyvää ja yhteistyökykyistä, ja työntekijän tulee olla yhtä panostanut näiden tapaamisten valmisteluun kuin esimiehenkin. Jos olet esimies ja antamasi suoritusarvostelut ovat vain tapauksia, joissa teet yhteenvedon siitä, mitä työntekijä tekee oikein tai väärin, menetät heidän mahdollisen vaikutuksensa suorituskykyyn. Vaikka esimies ja työntekijä pyrkivät samaan lopputulokseen, lähestymistapa ja osallistuminen tavoitteiden saavuttamiseen olisivat erilaisia.
Suoritusarviointien aikana työntekijä saattaa haluta tietää, kuinka hyvin hän voi, millä osa-alueilla voidaan parantaa, mitä mahdollisuuksia hänellä on uralla etenemiseen ja mihin yrityksen tavoitteisiin hänen tulisi seuraavaksi keskittyä. Samalla esimiehen olisi selvitettävä, millaisena työntekijä näkee suorituksensa, mitkä ovat esteet, jotka estävät työntekijää saavuttamasta täyttä potentiaaliaan, mitä tukea työntekijä tarvitsee ja keskustelemaan mahdollisista toimenpiteistä.
Esimies tai työntekijä ei voi vastata mihinkään näistä alueista ilman toistensa tukea. Sellaisenaan arvostelun on oltava vuorovaikutteista, ja molempien on valmistauduttava puhumaan ja kuuntelemaan aktiivisesti.
5. Kannusta työntekijääsi pohtimaan usein saavutuksiaan
Ennen suoritusjohtamisen arviointeja on varmistettava, että työntekijällä on aikaa pohtia suoritustaan ja kirjoittaa itsearviointi. Koska joillakin työntekijöillä saattaa olla vaikeuksia muistaa saavutuksiaan, harkitse ennen tapaamistasi lähettämistä työntekijälle joukon kysymyksiä, joihin vastataan oppaana. Jotkut kysymyksistä, jotka voivat auttaa työntekijää pohtimaan, ovat:
- Mitkä tehtävät tai projektit ovat olleet mielestäsi tyydyttävimpiä edellisen tarkastelun jälkeen?
- Mistä pidät eniten työssäsi?
- Oletko kohdannut haasteita viime kuukausina? Jos on, mitä toimenpiteitä teit voittaaksesi ne?
- Mitä yrityksen tai henkilökohtaisia tavoitteita olet saavuttanut tähän mennessä?
- Millä aloilla koet olevasi eniten kasvupotentiaalia?
- Mihin projekteihin tai tavoitteisiin haluaisit keskittyä seuraavan kolmen kuukauden aikana?
- Mitä taitoja tai tietoja kollegasi luottavat sinuun?
Varmista, että sinulla on helposti seurattava suorituskyvyn arviointimalli, joka tekee prosessista suoraviivaisen.
Jos etsisit Googlen "suorituskykyarviointimalleja", löytäisit yli 62 miljoonaa tulosta. Hyvä uutinen on, että monet mallit ja verkkojärjestelmät voivat saada inspiraationsa yrityksesi suoritusarvioista tai niitä voidaan käyttää niissä. Jos kuitenkin haluat varmistaa, että yrityksesi suoritusarviointimalli vastaa organisaatiosi ja työntekijöiden tarpeita, sinun on ehkä mukautettava sitä edelleen.
Kun kokoat tehokkuusarviointimallia, sinun kannattaa harkita monia muuttujia, kuten:
- Kuinka usein suoritusarviointia tehdään ja mikä olisi tarkastelujakso (kuukausi, neljännesvuosittain, kahdesti vuodessa, vuosittain)?
- Pitäisikö ammatillisen kehityksen tavoitteet sisällyttää osaksi suoritusarviointia vai pitääkö ne erottaa?
- Kuinka monta tavoitetta jokaisella työntekijällä tulisi olla? Pitäisikö jokaisella työntekijällä olla sama määrä tavoitteita vai pitäisikö heillä sen sijaan olla tavoitteiden vähimmäis- ja enimmäiskynnys?
- Mitä luokitusjärjestelmää käyttäisit?
- Pitäisikö organisaatiosi ottaa vertaisarvioinnit osana suoritusarviointia avoimuuden parantamiseksi? Jos vertaisarvioinnit ovat tervetulleita, pitäisikö ne antaa ennen jokaista arviointikokousta, kahdesti vuodessa vai vuosittain?
On monia muita tekijöitä, jotka sinun on otettava huomioon. Näihin kysymyksiin vastaamalla pystyt kuitenkin paremmin päättämään, miltä organisaatiosi tulosarvioinnin tulisi näyttää ja minkälainen malli tukee sitä paremmin.
Työntekijöiden käyttäytymisen ja suorituskykyongelmien dokumentointi on erittäin tärkeää.
Johtajana joudut joskus käsittelemään työntekijöiden ongelmia ja suorituskykyongelmia.
Työntekijöiden käyttäytymisen ja suorituskykyongelmien dokumentointi on kriittistä useista syistä.
Ensinnäkin se antaa sinulle kirjallisen selvityksen työntekijän toimikaudesta yrityksessä. Toiseksi se auttaa sinua osoittamaan epäilemättä työntekijän kokemukset työntekijän käsikirjassa ja työtehtävässä määriteltyjen käytäntöjen noudattamisesta. Kolmanneksi suorituskyky- tai käyttäytymisongelmien dokumentointi antaa HR- ja johtoryhmille yksityiskohtaisen historian työntekijän suorituskyvystä ja parannuksista tai muutosten puutteesta ajan myötä.
Suorituskyvyn tai työntekijöiden asioiden dokumentointi auttaa suojaamaan yritystäsi irtisanomisen yhteydessä tapahtuvilta oikeudellisilta toimenpiteiltä, koska se tarjoaisi kaikki tarvittavat todisteet tukemaan johdon päätöstä siitä, pitäisikö työntekijä irtisanoa vai rangaista.
Kolme vaihetta tehokkaan jatkuvan palautejärjestelmän käyttöönottamiseksi koko organisaatiossasi
Jatkuvasta palautteesta on tultava säännöllinen käytäntö, jotta voit maksimoida työntekijöiden mahdollisuudet saavuttaa tavoitteensa ja saavuttaa uransa ammatillinen kehitys ja samalla saada heidät tuntemaan itsensä arvostetuiksi, arvostetuiksi ja motivoituneiksi.
Forbesin tutkimuksen mukaan melkein 75 % työntekijöistä pitää palautetta tärkeänä, mutta alle kolmannes saa senja 69 % työntekijöistä sanoi, että jos he tuntevat olevansa arvostettuja, he tekisivät enemmän työtä. Lisäksi Gallupin tutkimuksen mukaan jatkuvaa palautetta antavat yritykset 14.9 % pienemmät vaihtuvuusluvut.
Hyödyt ovat selvästi suuret, mutta miten saat jatkuvasta palautteestasi säännöllisen ja luonnollisen prosessin tiimissäsi?
1. Luo turvallinen ympäristö
On tärkeää luoda työkulttuuri, jossa työntekijä voi helposti myöntää virheensä ja hakea apua tai neuvoja. Mutta ennen kuin voit odottaa työntekijöiden pystyvän myöntämään virheet helposti tai kysymään luonnostaan ehdotuksia tai neuvoja, sinun on varmistettava, että yrityskulttuurisi on turvallinen ympäristö. Tämän saavuttamiseksi harkitse, oletko ryhtymässä tarvittaviin toimiin positiivisen työilmapiirin luomiseksi. Osoittaako tiimisi arvostusta toisiaan kohtaan? Ymmärtävätkö he toistensa tapaa työskennellä? Juhlitko joukkueen voittoja tai vietätkö aikaa yhdessä työn ulkopuolella? Luottavatko työntekijäsi sinuun ja luotatko sinä heihin? Jotta työntekijäsi voivat helposti myöntää ja puhua sinulle kokemistaan virheistä tai haasteista, heidän täytyy tuntea olonsa turvalliseksi tehdäkseen niin.
2. Varmista, että palautteesi ei ole puolueellinen
Mitä tulee rakentavan palautteen jakamiseen, sen tulee perustua tosiasioihin ja tilastoihin ilman mitään oletuksia, jotka voisivat olla puolueellisia ja vahvistamia oman suosikkimme, ennakkokäsitysten, ennakkoluulojen tai stereotypioiden vuoksi.
Varmistaaksesi, että palautteesi perustuu tosiasioihin, sinun tulee luottaa työntekijän todellisen edistymisen seurantaan käyttämällä valittua suoritusarviointimallia tai luomalla jatkuvan palautteen seurantajärjestelmä. Mitä tahansa lähestymistapaa käytätkin, varmista, että kirjoitat kaiken muistiin etkä luota muistiisi, koska johtajia, joilla on taipumus luottaa muistiinsa arvioiden tekemisessä sen sijaan, että he seuraisivat työntekijöiden todellista edistymistä, voidaan pitää puolueellisina.
3. Johtajien tulisi pitää itseään valmentajina.
Aivan kuten jalkapallovalmentajat eivät voi auttaa pelaajiaan voittamaan kentällä, jos voitto ei ole heidän mielessään, johtajat eivät tue työntekijöitään hyvin, jos he eivät valmenta heitä askeleissa, jotka heidän on otettava menestyäkseen. Helpoin tapa auttaa työntekijöitäsi on antaa heille usein reaaliaikaista palautetta – näin työntekijä voisi ottaa sen käyttöön heti eikä odottaa seuraavaan suoritusjohtamisen arvioon.
Suorituskyvyn hallinta on edelleen ja tulee jatkossakin olemaan yksi tärkeimmistä prosesseista avainhenkilöiden ja organisaation tulosten saavuttamisessa.
Ottamalla käyttöön jatkuvan palautejärjestelmän yrityksessäsi et vain tee koko suoritusarviointijärjestelmästä läpinäkyvämpää, luonnollisempaa ja kiinnostavampaa, vaan luot ja vaalit myös turvallisen työkulttuurin, jossa työntekijöitä vaalitaan, arvostetaan, motivoidaan ja valmistaudutaan menestymään.
