10 kriittistä kirjanpitovirhettä, joita kansainväliset yritykset tekevät Yhdysvalloissa (ja miten niitä vältetään)

Yhdysvaltain markkinoille tulevat kansainväliset yritykset kohtaavat karun todellisuuden: Amerikan kirjanpitosäännöt eivät ole lainkaan samanlaisia ​​kuin mihin olet tottunut kotimaassa.

Tilastot kertovat totuuden. IRSAmerikassa toimivien kansainvälisten yritysten tilintarkastusmäärät ovat 3–5 kertaa korkeammat kuin kotimaisten yritysten, ja kirjanpitorikkomuksista määrätään keskimäärin yli 50 000 dollarin rangaistukset. Työministeriö saa vuosittain takaisin satoja miljoonia yrityksiltä, ​​jotka hoitavat palkanmaksun ja palkkasääntöjen noudattamisen väärin.

Nämä eivät ole yksittäistapauksia. Ne edustavat systemaattisia epäonnistumisia, joita tapahtuu, kun hienostuneet kansainväliset rahoitustiimit soveltavat kotimaan kirjanpitologiikkaa Amerikan ainutlaatuiseen sääntely-ympäristöön.

Pohjimmiltaan kyseessä on petollisen yksinkertainen mutta kriittisesti väärinymmärretty asia: Yhdysvaltain kirjanpito ei toimi kuten muiden maiden kirjanpitojärjestelmät, joissa on erilaiset lomakkeet ja määräajat. Se on perustavanlaatuisesti erilainen viitekehys – verrattuna sen keskeisiin kirjanpitoperiaatteisiin (Yhdysvaltain yleinen käytäntö vs. IFRS) sen usean lainkäyttöalueen verorakenteeseen, aggressiivisiin täytäntöönpanomekanismeihin ja integroituihin työlainsäädännön vaatimuksiin.

Yhdysvaltoihin laajentaville kansainvälisille yritysten omistajille näiden kymmenen kriittisen kirjanpitovirheen ymmärtäminen – ja oikeiden ratkaisujen toteuttaminen – voi olla ratkaiseva tekijä onnistuneen markkinoille tulon ja kalliiden vaatimustenmukaisuuskatastrofien välillä, jotka suistavat amerikkalaiset tavoitteesi raiteiltaan.

Miksi Yhdysvaltain kirjanpito on erilaista: viitekehyksen ymmärtäminen

Ennen kuin kansainväliset yritykset tutkivat tiettyjä virheitä, niiden on ymmärrettävä, miten Yhdysvaltojen kirjanpitojärjestelmät eroavat perustavanlaatuisesti useimpien muiden kehittyneiden talouksien järjestelmistä. Nämä rakenteelliset erot luovat perustan lähes kaikille kansainvälisten yritysten tekemille kirjanpitovirheille.

Yhdysvallat seuraa perässä Yleisesti hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet (US GAAP), kun taas useimmat kansainväliset yritykset käyttävät kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (IFRS). Nämä viitekehykset eroavat merkittävästi toisistaan ​​​​tuottojen kirjaamisen, vuokrasopimusten kirjanpidon, varastojen arvostuksen ja tilinpäätöksen esittämisen suhteen. Kansainväliset yritykset eivät voi yksinkertaisesti muuntaa IFRS-standardien mukaisia ​​​​kirjoja dollareiksi – niiden on uudistettava koko kirjanpitomenetelmänsä.

Toisin kuin maissa, joissa on yhtenäiset kansalliset verojärjestelmät, Yhdysvalloissa toimii liittovaltion järjestelmä, jossa kansalliset, osavaltioiden ja paikalliset hallitukset asettavat kaikki erilliset verot, joilla on erilliset säännöt, verokannat ja ilmoitusvaatimukset. Kaliforniassa, New Yorkissa ja Teksasissa toimiva yritys kohtaa kolme täysin erilaista osavaltion verojärjestelmää sekä liittovaltion velvoitteita ja mahdollisesti satoja paikallisia lainkäyttöalueita.

Yhdysvaltain sääntelyvirastot – IRS, DOL, valtion veroviranomaiset ja paikalliset veronkerääjät – valvovat sääntöjen noudattamista tehokkaasti kehittyneiden tietojen yhteensovitusjärjestelmien avulla, jotka merkitsevät automaattisesti ristiriitaisuudet. Sakot kasaantuvat nopeasti ja monissa tapauksissa ne kertyvät päivittäin.

”Kansainväliset yritykset aliarvioivat jatkuvasti Yhdysvaltojen kirjanpidon monimutkaisuuden”, selittää Joanne Farquharson, Foothold American toimitusjohtaja. ”He saapuvat paikalle kehittyneiden taloustiimien ja vakiintuneiden kirjanpitojärjestelmien kanssa, mutta Yhdysvaltojen yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP) vaatimukset, palkkaverojen monimutkaisuus, useiden osavaltioiden velvoitteet ja työlainsäädännön integrointi luovat haasteita, jotka yllättävät jopa kokeneet kansainväliset talousjohtajat. Näkemämme virheet eivät johdu epäpätevyydestä – ne johtuvat perustavanlaatuisista eroista siinä, miten Yhdysvaltain kirjanpito toimii verrattuna muihin kehittyneisiin talouksiin.”

10 kriittistä virhettä

Virhe nro 1: Yhdysvaltain yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP) käsittely "käännetyinä IFRS-standardeina"

Ongelma:

Kansainväliset yritykset olettavat usein voivansa ylläpitää olemassa olevia IFRS-standardien mukaisia ​​kirjanpitojärjestelmiään ja yksinkertaisesti muuntaa summat Yhdysvaltain dollareiksi amerikkalaista raportointia varten. Tämä perustavanlaatuinen väärinkäsitys aiheuttaa kasaantuvia ongelmia jokaisessa tilinpäätöksessä ja veroilmoituksessa.

US GAAP eroaa IFRS-periaatteista kriittisillä osa-alueilla, jotka vaikuttavat päivittäiseen kirjanpitoon. ASC 606 eroaa IFRS 15:stä ajoituksen, mittaamisen ja sopimusmuutosten käsittelyn osalta – erityisen merkittävää ohjelmistoyrityksille, rakennusliikkeille ja palveluntarjoajille. Yhdysvaltain yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP) mukaan LIFO-varastolaskenta (jonka IFRS kieltää), mikä vaikuttaa suoraan myytyjen tavaroiden kustannuksiin, bruttokatteisiin ja verovelkaan inflaatiokausina.

Vuokrasopimusten kirjanpito lisää monimutkaisuutta. Vaikka molemmat viitekehykset edellyttävät useimpien vuokrasopimusten kirjaamista taseeseen, US GAAP säilyttää käyttöleasing- ja rahoitusleasing-luokittelut erilaisilla tuloslaskelmakäsittelyillä, kun taas IFRS käyttää yhtä lähestymistapaa. Kehityskustannukset aiheuttavat toisen eron – IFRS edellyttää tiettyjen kehityskustannusten aktivoimista, kun tekninen toteutettavuus on selvitetty, kun taas US GAAP edellyttää useimpien tutkimus- ja kehityskustannusten välitöntä kirjaamista kuluiksi. Jopa tilinpäätöksen esittäminen eroaa, sillä US GAAP vaatii tiettyjä muotoja, jotka eivät vastaa IFRS-käytäntöjä.

Ratkaisu:

Ota käyttöön erilliset US GAAP -yhteensopivat kirjanpitojärjestelmät alusta alkaen. Tämä ei välttämättä vaadi erillistä kirjanpito-ohjelmistoa, mutta se edellyttää:

• Yhdysvaltain GAAP-tilinpäätösten mukainen tilikartta, joka on suunniteltu amerikkalaisten raportointivaatimusten mukaisesti • Liikevaihdon kirjaamiskäytännöt on dokumentoitu ASC 606 -vaatimusten mukaisesti
  • Varastojen seurantamenetelmät, jotka ovat yhteensopivat US GAAP -standardien kanssa • Tilinpäätösten muodot, jotka vastaavat Yhdysvaltojen vaatimuksia taseille, tuloslaskelmille ja kassavirtalaskelmille • Säännölliset täsmäytysmenettelyt kotimaan IFRS-kirjojen ja US GAAP -tietojen välillä

Monet kansainväliset yritykset kokevat, että yhdysvaltalaisten kirjanpitoalan ammattilaisten palkkaaminen US GAAP -osaamisen avulla on välttämätöntä sekä alkuvaiheessa että jatkuvassa toiminnassa.

Related: Lue lisää vaatimustenmukaisten Yhdysvaltojen toimintojen perustamisesta

Virhe nro 2: Usean osavaltion myyntiverovelvoitteiden virheellinen hallinta

Ongelma:

Yhdysvalloissa ei ole liittovaltion myyntiveroa. Sen sijaan noin 11 000 osavaltion ja paikallista lainkäyttöaluetta soveltaa omia myyntiverojaan, joilla on omat verokantansa, sääntönsä ja tuotteen verovelvollisuutta koskevat määritykset. Texasissa verotettava tuote voi olla vapautettu verosta Kaliforniassa. New Yorkissa verotettavat palvelut voivat olla vapautettuja verosta Floridassa.

Taloudellista nexusta koskevat lait ovat muuttaneet myyntiverojen noudattamista korkeimman oikeuden päätöksen jälkeen. Etelä-Dakota v. Wayfair päätös. Aiemmin fyysinen läsnäolo loi veronkantovelvollisuuden. Nyt osavaltiot vaativat myyntiveron kantamista, kun yritykset ylittävät taloudelliset kynnysarvot – tyypillisesti 100 000 dollaria myyntiä tai 200 tapahtumaa vuodessa.

Kansainväliset yritykset tekevät kolme kriittistä virhettä: ne eivät seuraa taloudellisten kynnysarvojen ylitystä kussakin osavaltiossa, ymmärtävät väärin, mitkä tuotteet ja palvelut ovat veronalaisia ​​kussakin lainkäyttöalueella, ja laiminlyövät rekisteröintimääräajat, hakemusvaatimukset tai maksuvelvoitteet, kun verovelka on vahvistettu.

Ratkaisu:

• Seuraa nexusta jatkuvasti seuraamalla myyntituloja ja tapahtumien määrää osavaltioittain kuukausittain. Virtaviivainen myyntivero resursseja usean osavaltion vaatimustenmukaisuusohjeisiin.
• Tutki tiettyjen tuotteidesi ja palveluidesi verotusta kussakin toimintaosavaltiossa. Dokumentoi luokitukset ja liitä niihin tukevat osavaltion veroviranomaisten ohjeet (Kalifornian FTB, New Yorkin DTF, Texasin valvoja).
• Automatisoi myyntiverot käyttämällä alustoja, kuten Avalara, TaxJar tai Vertex, jotka laskevat automaattisesti oikeat verokannat, ylläpitävät ajantasaisia ​​verokantataulukoita ja luovat vaatimustenmukaisuusraportteja.
• Rekisteröidy myyntiverolupia varten kaikissa nexus-osavaltioissa ennen verojen keräämistä. Pidä rekisteröinnit ajan tasalla ja uusi ne ajoissa. Seuraa veroilmoitusten tiheyttä lainkäyttöalueen mukaan.
• Jos havaitset aiempaa veronettomuuksia, ota yhteyttä usean osavaltion veroasiantuntijoihin verotusyhteyksien määrittämiseksi ja vapaaehtoisten tiedonantosopimusten tekemiseksi.

Related: Yhdysvaltojen verovelvoitteiden ymmärtäminen kansainvälisille yrityksille

Virhe nro 3: Palkkaverojen noudattamisen laiminlyönnit

Ongelma:

Yhdysvaltain palkkaverot ovat kenties monimutkaisin ja aggressiivisin täytäntöönpanoalue, jonka kansainväliset yritykset kohtaavat. Toisin kuin monissa maissa, joissa on yhtenäiset kansalliset palkkahallintojärjestelmät, amerikkalaiseen palkanlaskentaan liittyy liittovaltion velvoitteita (tuloveron pidättäminen, sosiaaliturva, Medicare ja FUTA), osavaltioiden velvoitteita (tuloveron pidättäminen, työttömyysvakuutus, työkyvyttömyysvakuutus joissakin osavaltioissa ja palkallinen perhevapaaohjelmat) ja paikallisia velvoitteita (kaupunkien tai piirikuntien tuloverot tietyissä lainkäyttöalueissa).

Kansainväliset yritykset epäonnistuvat kolmella pääalueella: virheellisten verotaulukoiden käyttäminen tai työntekijöiden virheellinen luokittelu ennakonpidätyksiä laskettaessa, liittovaltion talletusmääräaikojen laiminlyönti ja useissa osavaltioissa tai etänä työskentelevien työntekijöiden virheellinen käsittely. IRS-rahaston takaisinperintärangaistus tekee yrityksen toimihenkilöt henkilökohtaisesti vastuussa maksamatta olevista palkkaveroista – henkilökohtainen omaisuutesi on vaarassa yrityksen palkkaverojen maksamatta jättämisen vuoksi.

Ratkaisu:

• Käytä ammattimaista palkanlaskentaa vakiintuneiden palveluntarjoajien (ADP, Paychex, Gusto) kautta, ja sisäänrakennetut verolaskelmat käsittelevät kaikki liittovaltion, osavaltion ja paikalliset veroilmoitukset.
• Harkitse työnantajan rekisteröidyn aseman (EOR) ratkaisuja, kuten Foothold Americaa, joista tulee verotuksessa laillinen työnantaja, jotka kantavat kaikki palkkaverovelvollisuudet ja takaavat verojen noudattamisen rangaistusten varalta.
• Luokittele työntekijät asianmukaisesti työntekijöihin verrattuna itsenäisiin urakoitsijoihin. Tarkista IRS:n ohjeet työntekijöiden luokittelusta.
• Laadi selkeät käytännöt etätyöntekijöille ja rekisteröidy kaikissa osavaltioissa, joissa työntekijät työskentelevät.
• Täsmäytä neljännesvuosittaiset palkkaveroraportit (lomake 941) todellisiin talletuksiin ja korjaa erot välittömästi.

Related: Opas Yhdysvaltojen palkanlaskennan noudattamiseen kansainvälisille työnantajille

Virhe nro 4: Itsenäisen urakoitsijan virheellinen luokittelu

Ongelma:

Kansainväliset yritykset luokittelevat yhdysvaltalaiset työntekijät usein itsenäisiksi urakoitsijoiksi, vaikka heidän pitäisi olla työntekijöinä, soveltaen kotimaansa standardeja, jotka eivät ole sovellettavissa Yhdysvaltain lakiin. Väärä luokittelu altistaa yritykset valtaville verorästeille, sakoille ja oikeusvaatimuksille.

IRS käyttää yleisen oikeuden sääntöjä käyttäytymisen hallinnan, taloudellisen hallinnan ja parisuhteen tyypin tutkiminen. Työministeriö soveltaa ”taloudellisen todellisuuden” testiä. Osavaltiot soveltavat omia testejään – Kalifornian tiukkaa ABC-testi olettaa työsuhteen, ellei yritys todista, että työntekijä on vapaa määräysvallasta, suorittaa työtä yrityksen tavanomaisen liiketoiminnan ulkopuolella ja harjoittaa tavallisesti itsenäisesti vakiintunutta ammattia.

Väärän luokittelun seurauksiin kuuluvat kaikkien palkkaverojen, etuusmaksujen, ylityö- ja minimipalkkarikkomusten, työntekijöiden korvausvakuutusmaksujen ja työttömyysvakuutusmaksujen takautuvat maksut sekä sakot ja korot.

Ratkaisu:

• Sovella IRS:n yleisen oikeuden testiä jokaiseen työsuhteeseen ja tutki käyttäytymisen hallintaa, talouden hallintaa ja parisuhdetekijöitä. Dokumentoi analyysisi.
• Laadi kirjalliset itsenäisen urakoitsijan sopimukset, joissa mainitaan selvästi urakoitsijan asema, työntekijöiden etuuksien puuttuminen, urakoitsijan verovastuu ja vapaus työskennellä muille asiakkaille.
• Vältä urakoitsijoiden työaikojen asettamista tai toimistossa läsnäolon vaatimista. Anna urakoitsijoiden käyttää omia työkalujaan ja maksa projektikohtaisesti tuntiperusteisen palkkion sijaan.
• Tarkista kaikki urakoitsijasuhteet vuosittain ja muuta väärin luokitellut urakoitsijat työntekijöiksi ennakoivasti.
• Harkitse työntekijöiden palkkaamista työntekijöinä ja poista luokitteluriski kokonaan.

Related: Työntekijä vs. urakoitsija: Luokittelun onnistuminen Yhdysvalloissa

Virhe nro 5: Virheellinen kulujen dokumentointi ja korvaaminen

Ongelma:

Verohallinto (IRS) valvoo kuluvähennyksiä tarkasti, erityisesti kansainvälisten yritysten osalta. Puutteellinen dokumentaatio tai virheelliset korvausmenettelyt johtavat tarkastuksiin ja vähennysten epäämiseen, jotka aiheuttavat verovelvoitteita ja sakkoja.

IRS-julkaisu 463 asettaa tiukat todentamisvaatimukset. Jokainen liiketoiminnan kuluvähennys edellyttää dokumentaatiota, joka todistaa summan, päivämäärän, liiketoiminnan tarkoituksen ja mukana olevien henkilöiden liikesuhteen. Kansainväliset yritykset tekevät vakavia virheitä hyväksymällä kotimaan asiakirjamuodot, jotka eivät täytä IRS:n vaatimuksia, korvaamalla työntekijöiden kuluja ilman vastuullisia suunnitelmia ja puuttumalla ajantasaiset asiakirjat.

Ei-vastuulliset korvaussuunnitelmat käsittelevät kaikkia korvauksia veronalaisina palkkoina, mikä edellyttää palkanmaksuveron pidättämistä ja aiheuttaa verorasitusta sekä työntekijöille että työnantajille.

Ratkaisu:

• Laadi kirjalliset vastuulliset suunnitelmakäytännöt, joissa dokumentoidaan, mitkä kulut ovat tukikelpoisia, toteennäyttämisvaatimukset, toimittamisen aikatauluvaatimukset (yleensä 60 päivää) ja ylimääräisten korvausten palautusvaatimukset.
• Vaadi alkuperäisiä eriteltyjä kuitteja, joista on dokumentoitu liiketoiminnan tarkoitus. Käytä kulujenhallintaohjelmistoa (Expensify, Concur, Ramp), joka varmistaa dokumentoinnin ennen hyväksyntää.
• Dokumentoi matkustuspäivät, matkakohteet ja liiketoiminnan tarkoituksen. Kirjaa ylös aterioiden osallistujat ja liiketoimintakeskustelut. Seuraa autojen ajokilometrejä IRS:n mukaisten lokien avulla.
• Myönnä yrityskortteja vain liikekuluja varten ja ota käyttöön kuukausittaiset täsmäytysmenettelyt.
• Kansainvälisiä matkoja varten jaa kulut Yhdysvaltojen ja kansainvälisen liiketoiminnan tarpeiden välillä ja muunna ulkomaan valuuttaa asianmukaisilla vaihtokursseilla.

Virhe nro 6: Osavaltion tuloveron jakautumisen ymmärtämättä jättäminen

Ongelma:

Useimmat Yhdysvaltain osavaltiot määräävät yhteisöveroja, mutta kullekin osavaltiolle kohdennettavan tulon määrän määrittäminen on huomattavaa monimutkaisuutta. Toisin kuin liittovaltion kokonaistulovero, osavaltiot verottavat vain niiden lainkäyttöalueelle "kohdistettuja" tuloja myynti-, palkka- ja omaisuustekijöitä huomioon ottavien kaavojen perusteella.

Kansainväliset yritykset jättävät usein tuloveroilmoituksensa vain niissä osavaltioissa, joissa niillä on toimistot, ja jättävät huomiotta asiakasosavaltioihin liittyvän nexuksen. Ne käyttävät virheellisiä jakokaavoja (jotka vaihtelevat osavaltioittain), eivät seuraa myyntiä asiakkaan sijainnin mukaan, eivät noudata yhdistettyjä raportointivaatimuksia ja jättävät huomiotta palautussäännöt, jotka ohjaavat myynnin takaisin alkuperäosavaltioihin.

Ratkaisu:

• Seuraa fyysistä läsnäoloa (toimistot, varastot, työntekijät) ja taloudellisten yhteyksien kynnysarvoja kussakin osavaltiossa. Tarkista Julkinen oikeus 86-272 suojaukset ja asiakirjojen yhteysanalyysi vuosittain.
• Määritä kunkin nexus-osavaltion jakokaava ja rakenna järjestelmät, jotka tallentavat myynnin asiakkaan määränpään mukaan, palkanlaskennan työntekijän työskentelypaikan mukaan ja kiinteistön fyysisen sijainnin mukaan.
• Määritä, muodostavatko emoyhtiö ja tytäryhtiöt yhtenäisen liiketoiminnan, joka vaatii yhdistettyä raportointia. Tunnista osavaltiot, joissa on kertakäyttö-/hylkäyssäännöt.
• Ota yhteyttä osavaltioiden ja paikallisten veroasiantuntijoihin (SALT) usean osavaltion kattavien nexus-selvitysten, jakomenetelmien ja vapaaehtoisen ilmoitusvelvollisuuden laatimiseksi, jos aiempaa nexusta havaitaan.

Virhe nro 7: Valuuttatapahtumien ja valuutanvaihdon väärinkäyttö

Ongelma:

Useissa valuutoissa liiketoimintaa harjoittavien kansainvälisten yritysten on selvittävä monimutkaisista IRS:n säännöistä, jotka koskevat valuutan muuntamista, valuuttakurssivoittojen/-tappioiden kirjaamista ja toiminnallisen valuutan määrittämistä.

IRS-julkaisu 538 ja pykälän 987 määräykset säätelevät valuuttakauppoja, mutta kansainväliset yritykset käyttävät usein epäjohdonmukaisia ​​valuuttakursseja, eivät kirjaa valuuttakurssivoittoja ja -tappioita oikein, määrittävät väärin Yhdysvaltain toimintojensa toiminnallisen valuutan ja laiminlyövät suojaustransaktioiden dokumentointivaatimukset.

Ratkaisu:

• Määritä, onko Yhdysvaltain yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (USD) mukainen toiminnallinen valuutta USD vai ulkomainen valuutta. Dokumentoi nimeämistä tukevat tekijät ja sovella niitä johdonmukaisesti. Tarkista. FASB ASC 830 ohjausta.
• Käytä johdonmukaista valuuttakurssimenetelmää – spot-kursseja tietyille tapahtumille ja keskimääräisiä kursseja meneillään oleville tapahtumille. Dokumentoi valuuttakurssien lähteet (Federal Reserve, OANDA).
• Laske toteutuneiden transaktioiden realisoituneet voitot/tappiot ja rahavarojen/velkojen realisoitumattomat voitot/tappiot. Dokumentoi suojaussuhteet.
• Laadi viralliset suojausasiakirjat samanaikaisesti. Noudata ASC 815 johdannais- ja suojauslaskennan vaatimukset.
• Ilmoita valuuttakurssivoitot/-tappiot asianmukaisesti veroilmoituksissa ja täsmää kirjanpidon ja verotuksen väliset erot.

Virhe nro 8: Riittämätön asiakirjojen säilytys ja dokumentointi

Ongelma:

Yhdysvaltain verovirasto (IRS) ja osavaltion virastot vaativat yrityksiä ylläpitämään kattavia tietoja kaikista veropositioista, vähennyksistä ja ilmoitetuista summista. Puutteelliset tiedot johtavat vähennysten hylkäämiseen, tulojen uudelleenmäärittelyyn ja sakkoihin.

IRS:n asiakirjojen säilytysvaatimukset Yleensä edellytetään tietojen säilyttämistä vähintään kolme vuotta ilmoituspäivästä, mutta tämä aika pidennetään kuuteen vuoteen merkittävän aliraportoinnin tapauksessa ja määräämättömäksi ajaksi jättämättä jätettyjen ilmoitusten tai petosten tapauksessa.

Kansainväliset yritykset epäonnistuvat säilyttämällä asiakirjoja vain kotimaissa tai vierailla kielillä ilman englanninkielisiä käännöksiä, käyttämällä säilytysaikoja, jotka eivät täytä Yhdysvaltojen vaatimuksia, laiminlyömällä sähköisten asiakirjojen asianmukaisen säilyttämisen ja puuttumalla dokumentaatio erittäin tarkkojen tietojen, kuten tutkimus- ja kehityshyvitysten ja kansainvälisten liiketoimien, osalta.

Ratkaisu:

• Säilytä yrityksen asiakirjoja pysyvästi. Säilytä veroilmoitukset ja niitä tukevat asiakirjat vähintään 7 vuotta. Säilytä palkkatietoja 4 vuotta ja työsuhdetietoja DOL-vaatimukset.
• Säilytä alkuperäisiä allekirjoitettuja asiakirjoja ja ylläpidä tietoja englanniksi tai virallisilla käännöksillä varustettuina. Luo asiakirjahakemistoja helppoa hakua varten.
• Käytä asiakirjojen hallintajärjestelmiä, jotka tarjoavat haettavan indeksoinnin, roolipohjaisen käyttöoikeuksien hallinnan, tarkastuslokit ja varmuuskopiointimenettelyt. Varmista, että sähköiset asiakirjat täyttävät IRS Rev. Proc. 97-22 -vaatimukset.
• Ylläpidä yksityiskohtaisia ​​projektitietoja tutkimus- ja kehitystyön verohyvityksiä varten. Dokumentoi markkinaehtoperiaatteella hinnoiteltujen lähipiiritapahtumien hinnat. Säilytä kaikki kansainvälisiä liiketoimia ja siirtohinnoittelua tukevat asiakirjat.
• Nimeä säilytyksestä vastaavat tahot, luo standardoidut arkistointijärjestelmät ja ota käyttöön menettelyt IRS:n tietopyyntöihin vastaamiseksi.

Virhe nro 9: Osavaltiokohtaisen työlainsäädännön integroinnin huomiotta jättäminen

Ongelma:

Yhdysvaltain työlainsäädäntö integroituu tiiviisti kirjanpitoon palkanlaskennan, etuuksien hallinnoinnin ja vaatimustenmukaisuusvaatimusten kautta. Toisin kuin monissa maissa, joissa on yhtenäiset kansalliset työlainsäädännön puitteet, Yhdysvaltain työlainsäädäntö vaihtelee dramaattisesti osavaltioittain – ja vaikuttaa suoraan kirjanpitokäsittelyyn.

Osavaltiokohtaiset vaatimukset luovat kirjanpitovelvoitteita minimipalkkavaihteluiden, ylityösääntöjen, palkallisen loman ohjelmien, palkanmaksun ajoitusvaatimusten ja palkkakuittien vaatimusten kautta. Liittovaltion minimipalkka on 7.25 dollaria, mutta monet osavaltiot ja kaupungit asettavat korkeampia hintoja. Fair Labour Standards Act edellyttää ylityötä 1.5-kertaisella normaalipalkalla 40 tunnin viikoittaisen työskentelyn jälkeen, mutta jotkut osavaltiot pakottavat päivittäiset ylityöt.

Kansainväliset yritykset soveltavat usein yhdenmukaisia ​​käytäntöjä kaikissa Yhdysvaltain toiminnoissaan, rikkoen osavaltiokohtaisia ​​vaatimuksia ja aiheuttaen palkanlaskentavirheitä.

Ratkaisu:

• Määritä palkanlaskentajärjestelmät osavaltiokohtaisilla säännöillä minimipalkoille, ylityölaskennoille, tipien hyvityksille ja provisioitujen työntekijöiden säännöille kussakin toimipisteessä. Päivitä hinnat, kun osavaltiot muuttavat minimipalkkoja.
• Ota käyttöön kunkin osavaltion palkallisen loman vaatimusten kertymisen seuranta. Seuraa käyttöä ja jäljellä olevia saldoja. Laske pakolliset työnantajan maksuosuudet osavaltioiden ohjelmiin.
• Ymmärtää COBRA Jatko-vakuutusvaatimukset ja osavaltioiden jatko-oikeusvaatimukset. Seuraa etuuksien oikeutta työtuntien perusteella.
• Luo palkkakuitteja, jotka täyttävät osavaltiokohtaiset vaatimukset. Tarkista. valtion työministeriön ohjeistus vaatimuksia varten.
• Pidä kirjaa tehdyistä tunneista, ylityölaskennoista, palkallisen loman kertymisestä ja käytöstä. Luo vaatimustenmukaisia ​​​​työntekijöiden käsikirjoja, joissa käsitellään osavaltiokohtaisia ​​​​käytäntöjä.
• Harkitse ammatillisia työnantajajärjestöjä (PEO) tai työnantajarekisteriä (EOR), jotka hoitavat kaikki osavaltiokohtaiset palkanlaskentavaatimukset ja ottavat vastuun rikkomuksista.

Related: Yhdysvaltain työlainsäädännön noudattaminen kansainvälisille työnantajille

Virhe nro 10: Valtion yksikön hyvän maineen ylläpitämättä jättäminen

Ongelma:

Yhteisön maineen ylläpitäminen edellyttää jatkuvia vaatimustenmukaisuusilmoituksia jokaisessa osavaltiossa, jossa yrityksesi on rekisteröity. Hyvän maineen ylläpitämättä jättäminen aiheuttaa vakavia seurauksia, kuten vastuusuojan menetyksen, sopimusten täytäntöönpano-ongelmia, verosäännösten noudattamisen esteitä, hallinnollisen purkamisen ja kasvavia sakkoja.

Vaatimukset vaihtelevat huomattavasti osavaltioittain. Useimmat edellyttävät vuosittaisia ​​tai joka toinen vuosi raportointia maksuineen. Jokainen osavaltio vaatii rekisteröidyn edustajan ylläpitämistä osavaltion fyysisessä osoitteessa. Ulkomaalainen pätevyys vaaditaan, jos toimit rekisteröintiosavaltiosi ulkopuolella. Jotkut osavaltiot perivät vuosittaisia ​​franchising-veroja erillään tuloveroista.

Kansainväliset yritykset usein laiminlyövät vuosikertomusten määräajat, eivät päivitä rekisteröityjä edustajiaan muuttaessaan, unohtavat ulkomaiset pätevyysvaatimukset laajentuessaan uusiin osavaltioihin ja laiminlyövät yksiköidensä vaatimustenmukaisuuden keskittyessään operatiivisiin asioihin.

Ratkaisu:

• Luo pääkalenteri, johon voit seurata vuosi-/kaksivuotisraporttien määräaikoja, franchising-verojen maksuja, rekisteröidyn edustajan palkkioita ja yrityslupien uusimista jokaisessa osavaltiossa. Aseta muistutukset 90, 30 ja 7 päivää ennen määräaikoja.
• Ylläpidä rekisteröityjä edustajia jokaisessa rekisteröintiosavaltiossa käyttämällä kaupallisia palveluita (CT Corporation, CSC, Incorp), omaa toimistoosoitettasi tai yrityksen asianajajaa.
• Tunnista kaikki osavaltiot, joissa sinulla on ulkomaista pätevyyttä edellyttävä nexus fyysisten toimistojen, työntekijöiden tai riittävän taloudellisen toiminnan kautta. Tee hakemukset ennen liiketoiminnan aloittamista.
• Kerää tarvittavat tiedot etukäteen ja laadi raportit ennen määräaikoja. Säilytä arkistoidut kuitit ja päivitä yrityksen pöytäkirjat.
• Kun lopetat toiminnan jossakin osavaltiossa, jätä veroilmoitus, sulje verotilit, peruuta luvat ja hanki veroselvitystodistukset.
• Harkitse yrityspalveluntarjoajia, kuten CT Corporation, CSC tai Incorp, automatisoituun määräaikojen seurantaan, ammattimaisiin rekisteröityjen edustajien palveluihin ja vaatimustenmukaisuuden hallintapaneeleihin.

Related: Osavaltiokohtaiset vaatimukset yhteisöjen vaatimustenmukaisuudelle

Yhdysvaltain kirjanpitosäätiön luominen

Nämä kymmenen kirjanpitovirhettä edustavat yleisimpiä ja kalleimpia virheitä, joita kansainväliset yritykset tekevät perustaessaan toimintojaan Yhdysvaltoihin. Virheiden ymmärtäminen on kuitenkin vasta ensimmäinen askel. Amerikkalaisessa kirjanpidossa onnistunut navigointi edellyttää asianmukaisen infrastruktuurin rakentamista alusta alkaen sen sijaan, että ongelmia yritettäisiin korjata vasta jälkikäteen.

Yhdysvaltalaisen kirjanpitoinfrastruktuurin vaatimustenmukaisuuden olennaisiin osiin kuuluu kirjanpitäjien sitouttaminen tiettyihin Yhdysvaltain yleinen käytäntö tietoa, työskentelyä ammattilaisten kanssa, jotka ymmärtävät usean osavaltion verosuunnittelua ja nexus-sääntöjä, vankkojen palkanlaskentajärjestelmien luomista, myyntiverojen automaatioalustojen käyttöönottoa ja selkeiden dokumentointistandardien luomista kulumenettelyille ja asiakirjojen säilytykselle IRS:n vaatimukset.

Kansainvälisille yrityksille, jotka laajentavat Amerikkaan, työlainsäädännön ymmärtäminen on yhtä tärkeää. Reilun työn normit (FLSA) määrittää palkka- ja työaikavaatimukset, jotka vaikuttavat suoraan kirjanpitoon palkanlaskennan kautta. Osavaltiokohtaiset lait palkkaläpinäkyvyydestä ja työntekijöiden eduista, kuten COBRA aiheuttavat lisämonimutkaisuutta, joka vaatii asianmukaista kirjanpitokäsittelyä. Lisäksi kattavat työntekijöiden käsikirjat, jotka dokumentoivat vastuulliset suunnitelmat, korvauskäytännöt ja kulukäsittelyt, ovat olennaisia ​​kirjanpidon kontrolleja, jotka suojaavat IRS:n haasteilta.

Yhteenveto: Hoida Yhdysvaltain kirjanpitosi oikein alusta alkaen

Yhdysvalloissa tehdyt kirjanpitovirheet maksavat kansainvälisille yrityksille satoja tuhansia euroja tarpeettomina sakkoina, korkoina ja asiantuntijapalkkioina, jotka johtuvat ehkäistävissä olevien virheiden korjaamisesta. Vielä tärkeämpää on, että kirjanpidon puutteet häiritsevät ydintoimintaa, vahingoittavat suhteita yhdysvaltalaisiin kumppaneihin ja sijoittajiin ja aiheuttavat eksistentiaalisia riskejä yritysten purkautumisen tai vastuusuojan menetyksen kautta.

Näitä kymmentä kriittistä virhettä yhdistää se, että kansainväliset yritykset suhtautuvat Yhdysvaltain kirjanpitoon pieninä muunnelmina kotimaansa järjestelmistä sen sijaan, että ne käyttäisivät perustavanlaatuisesti erilaisia ​​kehyksiä, jotka vaativat erikoisosaamista, infrastruktuuria ja jatkuvaa huomiota.

Menestyminen Amerikan markkinoilla edellyttää sen ymmärtämistä, että Yhdysvaltain GAAP-vaatimustenmukaisuus, useiden lainkäyttöalueiden verovelvoitteet, aggressiivinen täytäntöönpano ja integroitu työlainsäädäntö monimutkaistavat kirjanpitoa, joka vaatii erikoisasiantuntemusta Yhdysvaltain toimintojesi alusta alkaen.

Kuinka Foothold America voi auttaa

Foothold Americalla olemme auttaneet satoja kansainvälisiä yrityksiä perustamaan vaatimustenmukaisia ​​​​Yhdysvaltain toimintoja kattavien ratkaisujemme avulla, mukaan lukien Yhdysvaltain yksikön asetukset, Ennätyksellisen työnantaja (EOR) palvelut, PEO+ palvelu, Ainutlaatuinen kykyjen hankinta, Kirjanpito, usean osavaltion vaatimustenmukaisuus ja etuuksien hallinnointi. Palveluihimme kuuluvat palkanlaskennan verosäännösten noudattaminen, etuuksien hallinnointi, usean osavaltion rekisteröinti ja jatkuva ohjaus, jolla varmistetaan, että kirjanpitoinfrastruktuurisi tukee eikä haittaa Amerikan laajentumistasi.

Oletko valmis varmistamaan, että Yhdysvaltain kirjanpitosäätiösi suojelee amerikkalaista menestystäsi uhkaamisen sijaan? Ota yhteyttä asiantuntijatiimiimme jo tänään keskustellaksemme tilanteestasi ja selvittääksemme, kuinka Foothold America voi poistaa kirjanpitoriskit ja antaa sinulle mahdollisuuden keskittyä Yhdysvaltojen liiketoimintasi kasvattamiseen.